Rola Kupca w firmie jest niezmiernie istotna dla osiągnięcia sukcesu na rynku. Osoba ta odpowiada za cały proces zakupowy i zaopatrzeniowy firmy w niezbędne produkty i usługi. Dąży do uzyskania przez firmę przewagi konkurencyjnej poprzez wynegocjowanie jak najlepszych warunków zakupowych. Zadania kupca są zróżnicowane i obejmują szeroki zakres odpowiedzialności. Zobacz też Czym się różni Vendor od Supplier’a?
Obowiązki i niezbędne umiejętności Buyer’a
1️⃣ Analizowanie rynku, śledzenie trendów i identyfikowanie nowych szans na rynku: Wykorzystując umiejętności analityczne, nabywca dokonuje oceny dostępnych dostawców i produktów, aby upewnić się, że spełniają one wymagania klienta, zapewniają konkurencyjność cenową oraz oferują wysoką jakość.
2️⃣ Dbanie o relacje z Dostawcami również są kluczowe w roli Kupca (Buyer’a). Osoba ta musi utrzymywać dobre relacje z obecnymi dostawcami i określić odpowiednie zasady współpracy, aby zapewnić odpowiednią jakość produktów, terminowość dostaw i konkurencyjne ceny. Musi również badać potencjalnych dostawców i negocjować umowy, które będą korzystne dla firmy.
3️⃣ Umiejętności interpersonalne są niezbędne w roli Kupca. Nabywca często ma do czynienia z różnymi osobami na różnych poziomach organizacji, dlatego musi być w stanie efektywnie komunikować się i budować relacje, czyli mieć odpowiedni zasób kompetencji miękkich. Silne umiejętności negocjacyjne są również ważne w tej roli, aby uzyskać najlepsze warunki zakupu dla firmy. Dialog Kupca z Klientem musi być wyważony i jednocześnie skuteczny.
4️⃣ Świadomość trendów rynkowych i zmian zachodzących w branży: Kupiec powinien być na bieżąco z nowościami i wydarzeniami branżowymi oraz innowacjami w swojej dziedzinie. Zrozumienie trendów rynkowych i zmian w zachowaniu klientów jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dostawami i spełnienia oczekiwań klientów. Odpowiednie wyciągnięcie wniosków z otaczających nas trendów rynkowych jest kluczowym aspektem przy tworzeniu strategii długoterminowej dla firmy oraz wyznaczania kierunków ekspansji.
5️⃣ Zarządzanie łańcuchem dostaw: Dobry Kupiec powinien w sposób poprawny monitorować poziom zapasów, zapewniać terminową dostawę produktów, identyfikować i rozwiązywać wszelkie problemy związane z dostawą oraz współpracować z zespołem ds. zapasów i zakupów. Jego zadaniem jest także optymalizacja procesów zakupowych, usuwanie usterek w procesie zakupowym oraz ciągły rozwój działań, w celu zwiększenia efektywności i oszczędności firmy. Kluczowym elementem jest zapewnienie dostępności produktów przy jednoczesnym dążeniu do utrzymania najniższego poziomu zapasu.
6️⃣ Odpowiednie wykształcenie: Wielu Kupców posiada stopień naukowy z zakresu biznesu, choć nie jest to zawsze wymagane. Na ogół jednak ,,Buyerzy” muszą mieć solidne kwalifikacje merytoryczne i doświadczenie w zakresie zarządzania dostawami, czyli używać kompetencji twardych. Niektóre z najczęstszych kwalifikacji dla stanowisk zakupowych to także doskonała komunikacja, nawiązywanie nowych relacji, sprawne posługiwanie się Excelem. Ważna też jest chęć zdobywania wiedzy o nowych, innowacyjnych rozwiązaniach, poszukiwania nowych kompetencji i umiejętność logicznego myślenia.
✅ Przykładowe zadania wykonywane przez Kupca ✅
- Odpowiedzialność za codzienną komunikację z zagranicznymi dostawcami w zakresie zaopatrzenia, planowania i logistyki oraz szybkiego rozwiązywania problemów.
- Zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi w celu optymalizacji poziomu zapasów i wydajności dostawców.
- Zarządzanie relacjami biznesowymi z zagranicznymi producentami np. silników suszarek fryzjerskich.
- Zarządzanie, przyspieszanie i utrzymywanie zamówienia zakupu towaru oraz usług w systemie ERP.
- Opracowanie strategii asortymentowej produktów dla danego działu.
- Analiza i określenie miesięcznych poziomów zapasów bezpieczeństwa
- Analiza wskaźników KPI dotyczące sprzedaży, zapasów, zysków i przecen w porównaniu z budżetem i wynikami historycznymi.
- Ułatwienie zapytań ofertowych i koordynowanie całej komunikacji z potencjalnymi oferentami, ocena ofert podwykonawców, pozyskiwanie i wybór oferentów.
🏆 Kariera Kupca 🏆
Kariera Kupca może mieć różne ścieżki rozwoju. Na początkowym etapie trzeba przejść wprowadzające stanowiska, jak Stażysta, Asystent, Specjalista, a następnie Młodszy Kupiec, aby dostać się finalnie na stanowisko Kupca. Nabywcy mogą awansować na stanowisko kierownicze, takie jak Kierownik ds. Zakupów, gdzie będą zarządzać całym zespołem ds. zakupów czy łańcuchem dostaw. Mogą również przenieść się na inne stanowiska w swojej branży, takich jak zarządzanie projektami lub zarządzanie łańcuchem dostaw. Zakres obowiązków kupca różni się w zależności od miejsca zatrudnienia. Jeżeli firma posiada duży wolumen zakupowy oraz wielu Kupców w strukturze, kolejnym krokiem może być awans na Dyrektora Zakupów. Z racji tego, że rola zakupowa ma punkty styczności praktycznie z każdym działem w firmie, osoby te często są brane pod uwagę na stanowiska Dyrektora Generalnego/CEO.
Podsumowanie
Rola Kupca w firmie jest ważnym elementem procesu zakupowego i zarządzania dostawami. Zakupowcy mają liczne zadania i obowiązki, które obejmują: analizę rynku, budowanie relacji z dostawcami, negocjacje cenowe, zarządzanie zapasami i łańcuchem dostaw, a także przewidywanie i monitorowanie trendów rynkowych, żeby doprowadzić do realizacji celów firmy. Bycie Kupcem to nie tylko zarządzanie zakupami, ale też zarządzanie ryzykiem. Aby osiągnąć sukces w tej roli, Nabywcy muszą posiadać umiejętności analityczne, komunikacyjne i negocjacyjne, a także być świadomymi trendów rynkowych i zmian w branży. Stopień naukowy z zakresu biznesu i doświadczenie w zarządzaniu dostawami są również często wymaganymi kwalifikacjami dla stanowisk kupieckich. Kariera zakupowa może zapewnić wiele możliwości rozwoju i awansu, takich jak Kierownik ds. zakupów czy Kierownik ds. zarządzania łańcuchem dostaw. Dobry Kupiec powinien więc być wszechstronny i gotowy na nowe wyzwania.