Zakupy to istotna funkcja w firmach i organizacjach, która obejmuje nabywanie towarów i usług ze źródeł zewnętrznych. Obejmuje ona takie działania, jak pozyskiwanie Dostawców, negocjowanie umów, zarządzanie relacjami z Dostawcami i zapewnianie terminowych dostaw produktów lub usług. Skuteczne strategie zakupowe mogą pomóc firmom obniżyć koszty, poprawić jakość i usprawnić operacje łańcucha dostaw. W tym artykule omówimy znaczenie zaopatrzenia, kluczowe strategie skutecznego zaopatrzenia oraz podamy przykłady, w jaki sposób organizacje mogą zoptymalizować swoje procesy zaopatrzenia. Zobacz też Co to są usługi Procurement as a Service (PaaS)?
📓 Procurement – definicja 📓
Procurement, inaczej zakupy, zarządzania zakupami to proces nabywania towarów, usług lub prac z zewnętrznego źródła. Obejmuje on różne etapy, takie jak identyfikacja potrzeby zaopatrzenia, prowadzenie badań rynkowych, pozyskiwanie ofert lub propozycji od Dostawców, ocena ofert, negocjowanie umów, a ostatecznie wybór i zarządzanie wybranym Dostawcą. Podstawowym celem zaopatrzenia jest uzyskanie niezbędnych zasobów w najlepszej możliwej cenie, jakości i warunkach, aby zaspokoić potrzeby organizacji.
Skuteczne zarządzanie zakupami przyczynia się do optymalizacji marż zysku, poprawy efektywności operacyjnej i redukcji kosztów. Dostęp do wiarygodnych Dostawców i konkurencyjnych cen jest niezbędny dla firm, aby spełniać oczekiwania Klientów i osiągać zyski.
⚙️ Jak działa procurement? ⚙️
Proces zakupowy jest kluczowym elementem zarządzania zaopatrzeniem w przedsiębiorstwach. Przebiega on przez różne etapy, które obejmują planowanie, wyszukiwanie Dostawców, nabywanie towarów lub usług oraz ocenę efektywności procesu.
➡️ Planowanie, które polega na określeniu potrzeb zakupowych przedsiębiorstwa. W tym celu analizuje się zapotrzebowanie na materiały, produkty lub usługi, a także określa się budżet i harmonogram zakupów.
➡️ Wyszukiwanie Dostawców, których oferta spełnia określone wymagania. Firma może korzystać z różnych źródeł informacji, takich jak badanie rynku, portale zakupowe lub rekomendacje.
➡️ Nabywanie towarów lub usług obejmuje negocjacje warunków umowy, podpisanie umowy i przeprowadzenie transakcji finansowej (płatność).
➡️Ocena efektywności procesu zakupowego: Firma analizuje wyniki, porównuje je z założonymi oczekiwaniami i podejmuje działania mające na celu doskonalenie procesu zakupowego.
Ważnym elementem efektywnego zarządzania zakupami jest współpraca między różnymi działami przedsiębiorstwa, takimi jak finanse, prawo, IT oraz zarządzanie łańcuchem dostaw. Każdy z tych działów ma swoje unikalne zadania i odpowiedzialności w procesie zakupowym, dlatego koordynacja i współpraca między nimi jest kluczowa dla osiągnięcia pozytywnych wyników.
🛍️ Przetargi zakupowe w procuremencie 🛍️
Przetargi zakupowe są kluczowym elementem procesu zakupów i są wykorzystywane zarówno w przypadku zakupu towarów, jak i usług. Przetargi konkurencyjne zapewniają uczciwość i przejrzystość w wyborze Dostawców oraz umożliwiają porównanie ofert i wybranie najkorzystniejszej.
W przypadku zakupu towarów, proces przetargowy zwykle polega na ogłoszeniu oficjalnego zaproszenia do składania ofert przez różne firmy. Firma, która spełnia określone warunki i kryteria, zostanie wybrana w wyniku przetargu. Główne czynniki, które brane są pod uwagę przy wyborze Dostawców to jakość produktu, cena, termin dostawy oraz warunki płatności.
Jednak w przypadku zakupu usług proces przetargowy jest bardziej skomplikowany. Przetargi na usługi wymagają szczegółowej analizy i oceny ofert. Wybór Dostawcy opiera się nie tylko na kryteriach kosztowych, ale również na jakości usług, referencjach, doświadczeniu Dostawcy oraz zdolności do spełnienia oczekiwań i wymagań firmy.
W procesie przetargowym kluczową rolę odgrywa również prawnik, który analizuje aspekty operacyjne i koszty, aby wybrać Dostawcę, który najlepiej spełni potrzeby firmy. Prawnicy są odpowiedzialni za analizę dokumentów przetargowych, negocjacje warunków umowy oraz sporządzenie umowy.
📚 Rodzaje procurementu 📚
Rodzaje zakupów mogą być podzielone na kilka kategorii, takich jak bezpośrednie zakupy, pośrednie zakupy oraz zakupy usługowe. Każdy rodzaj zakupu pełni ważną rolę w utrzymaniu funkcjonowania przedsiębiorstwa.
👉 Bezpośrednie kupowanie materiałów, które są niezbędne do produkcji w firmie. Mogą to być surowce, części zamienne, materiały do pakowania, czy sprzęt produkcyjny. Bezpośredni zakup tych materiałów ma kluczowe znaczenie dla ciągłości produkcji i dostarczania produktów lub usług Klientom.
👉 Pośrednie kupowanie przedmiotów, które nie są bezpośrednio związane z produkcją, ale są niezbędne do prowadzenia działalności firmy. Mogą to być biurowe artykuły papiernicze, sprzęt komputerowy, meble biurowe, środki czystości, czy też usługi takie jak outsourcing IT czy obsługa księgowa. Pośrednie zakupy mają na celu zapewnienie sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, dostarczając odpowiednich narzędzi i środków pomocniczych.
👉 Kupowanie usług od zewnętrznych Dostawców: Może to obejmować usługi takie jak transport, prace remontowo-budowlane, konsulting, reklama czy też szkolenia dla pracowników. Zakupy usługowe pozwalają przedsiębiorstwom skorzystać z wiedzy i doświadczenia specjalistów zewnętrznych, wzbogacając ich działalność i umożliwiając osiągnięcie wyższej jakości i efektywności.
❓Jak przebiega proces procurement?❓
Proces zakupowy obejmuje kroki i działania niezbędne do nabycia towarów, usług lub robót budowlanych z zewnętrznego źródła. Kroki te zazwyczaj obejmują:
1️⃣ Identyfikacja potrzeb: W tym miejscu organizacja określa, jakie towary lub usługi są wymagane i w jakiej ilości.
2️⃣ Planowanie: Organizacja opracuje plan zaopatrzenia, który obejmuje określenie budżetu, identyfikację potencjalnych Dostawców i wybór odpowiedniej metody zaopatrzenia.
3️⃣ Zamówienie: Ten krok obejmuje dotarcie do potencjalnych Dostawców i poproszenie o propozycje lub oferty. Można to zrobić za pomocą zapytania ofertowego (RFP) lub innych metod pozyskiwania.
4️⃣ Ocena i wybór: Organizacja dokona przeglądu otrzymanych propozycji lub ofert i oceni je w oparciu o wcześniej ustalone kryteria. Obejmuje to ocenę doświadczenia Dostawcy, jakości, cen i innych czynników. Następnie organizacja wybierze Dostawcę lub Dostawców, którzy najlepiej spełniają jej potrzeby.
5️⃣ Kontraktowanie: Po wybraniu Dostawcy organizacja negocjuje i finalizuje umowę. Umowa ta określi warunki zamówienia, w tym ceny, terminy dostaw i inne istotne szczegóły.
6️⃣ Dostawa i wykonanie: Dostawca dostarczy towary lub usługi zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowie. Organizacja może monitorować wydajność Dostawcy, aby upewnić się, że spełnia on swoje zobowiązania i dostarcza produkty lub usługi wysokiej jakości.
7️⃣ Płatność i zamknięcie: Po otrzymaniu i zaakceptowaniu towarów lub usług, organizacja dokona płatności na rzecz Dostawcy zgodnie z umową. Proces zamówienia uznaje się za zakończony, a wszelkie niezbędne formalności lub dokumentacja zostają sfinalizowane.
Ogólnie rzecz biorąc, proces zamówień zapewnia, że organizacje nabywają towary i usługi w sposób przejrzysty, wydajny i opłacalny.
Podsumowanie
Zrozumienie wyniku finansowego lub zysku jest ważne przy podejmowaniu decyzji zakupowych. Obejmuje ocenę kosztów związanych z zakupami i może pomóc firmom zidentyfikować możliwości oszczędności kosztów. Zaopatrzenie i zakupy różnią się od siebie, przy czym zaopatrzenie obejmuje cały proces nabywania towarów i usług, a zakupy odnoszą się konkretnie do zakupów od wybranego Dostawcy.