Jeśli chcesz usprawnić procesy zaopatrzenia i rozliczeń zobowiązań, wdrożenie trójstronnej weryfikacji może być rozwiązaniem, którego potrzebujesz. Ale czym dokładnie jest trójstronna weryfikacja i dlaczego jest ważna?
W tym artykule zagłębimy się w koncepcję weryfikacji trójstronnej, jej kluczowe elementy i dlaczego ma ona kluczowe znaczenie w różnych branżach, takich jak finanse, prawo i weryfikacja tożsamości cyfrowej. Jeśli więc chcesz zrozumieć znaczenie weryfikacji trójstronnej i korzyści, jakie może ona przynieść Twojej organizacji, czytaj dalej. Zobacz też Wskazówki i lista kontrolna dotyczące zamknięcia miesiąca.
❓Co to jest Three-Way Matching❓
Trójstronna weryfikacja (Three-Way Matching), to proces, którego celem jest porównywanie trzech kluczowych dokumentów, aby koszty były zgodne z zamówieniami. W ramach tego procesu, faktura od dostawcy, zamówienie zakupu oraz dokument dotyczący odbioru towaru (najczęściej zwany notą dostawy) są analizowane i porównywane ze sobą. Dzięki temu, trójstronna weryfikacja pomaga w zapobieganiu oszustwom i błędom ludzkim, a także zwiększa efektywność i dokładność procesu rozliczeniowego. Ważne jest zrozumienie, dlaczego ten proces jest istotny i jakie korzyści można osiągnąć dzięki jego wdrożeniu. W dalszej części tego artykułu omówimy dlaczego trójstronna weryfikacja jest ważne oraz jakie konkretnie korzyści przynosi przedsiębiorstwu.
Skorzystaj z naszego przeglądu procesów zakupowych już teraz!
💥 Dwustronna vs trójstronna weryfikacja 💥
Proces dwustronnej weryfikacji to metoda, w której faktura Dostawcy jest porównywana tylko z zamówieniem zakupu (PO – purchase order). Głównym celem tego procesu jest sprawdzenie, czy wartość faktury zgadza się z ceną i ilością zamówionych towarów lub usług. W porównaniu do three-way matching, w tym procesie bierze udział tylko dwie dokumenty: faktura dostawcy i zamówienie zakupu.
Z drugiej strony, proces trójstronnej weryfikacji to bardziej kompleksowa metoda, w której faktura dostawcy jest porównywana z dwoma dokumentami: zamówieniem zakupu i notą odbioru. To pozwala na potwierdzenie, czy dostarczone towary lub usługi rzeczywiście zostały odebrane i zgadzają się z zamówieniem. Proces ten ma bardziej weryfikujący charakter i minimalizuje ryzyko wprowadzenia błędnych faktur lub oszustwa.
Zalety dwustronnej weryfikacji to prostota i szybkość procesu, ponieważ wymaga porównania jedynie dwóch dokumentów. Z drugiej strony, trzystronna weryfikacja zapewnia większą dokładność i kontrolę, ponieważ uwzględnia jeszcze jeden dokument, który potwierdza odbiór zamówienia.
Niemniej jednak, oba procesy mają swoje wady. W przypadku dwustronnej weryfikacji istnieje ryzyko braku uwzględnienia faktów, które mogłyby zostać wykryte za pomocą noty odbioru w trójstronnej weryfikacji. Z kolei, trzystronna weryfikacja jest bardziej skomplikowana i czasochłonna, zwłaszcza przy dużym wolumenie faktur.
Proces dwustronnej weryfikacji jest bardziej odpowiedni dla prostych transakcji, podczas gdy trójstronny proces jest bardziej efektywny, jeśli ważne jest potwierdzenie odbioru zamówienia. Wybór między tymi dwoma metodami powinien zależeć od indywidualnych potrzeb i priorytetów zespołu odpowiedzialnego za rozliczanie faktur.
❔Jak wygląda trójstronna weryfikacja❔
Proces 3-way matching to metoda, w której faktura dostawcy jest porównywana z dwoma dokumentami: zamówieniem zakupu i notą odbioru. Ten proces jest kluczowym etapem w działach księgowości i zakupów, ponieważ potwierdza prawidłowość dostawy towarów lub usług oraz zgodność cen i ilości z zamówieniem.
Główne składniki w procesie trójstronnej weryfikacji to:
1️⃣ Faktura dostawcy: Jest to oficjalny dokument wystawiony przez dostawcę, zawierający szczegóły dotyczące produktów lub usług, cen, ilości oraz warunków płatności. Faktura jest dostarczana do działu księgowości do dalszej weryfikacji.
2️⃣ Zamówienie zakupu: Jest to dokument wygenerowany przez dział zakupów, który zawiera szczegóły zamówionych produktów lub usług, takie jak nazwa, cena, ilość, dane dostawcy oraz termin dostawy.
3️⃣ Nota odbioru (PZ – przyjęcie z zewnątrz): Jest to dokument potwierdzający faktyczne odebranie i akceptację dostarczonych towarów lub usług. Zawiera szczegóły takie jak data odbioru, podpis osoby przyjmującej i stan dostawy.
W procesie three-way matching, faktura dostawcy jest uważnie porównywana z zamówieniem zakupu i notą odbioru.
Kluczowe elementy porównania to:
- Czy dostarczone produkty lub usługi zgadzają się z zamówieniem zakupu w kwestii jakości, ilości i ceny?
- Czy nota odbioru potwierdza odebranie i zgodność dostarczonych towarów lub usług?
Jeśli wystąpią jakiekolwiek niezgodności, są one identyfikowane i rozwiązywane. Pracownik z działu księgowości lub zakupów może skontaktować się z dostawcą w celu uzyskania wyjaśnień lub poprawek. Ważne jest, aby rozwiązanie było osiągnięte przed dokonaniem płatności, aby uniknąć błędów lub spornych sytuacji.
✅ Korzyści z Three-Way Matching ✅
Korzyści z wdrożenia trójstronnej weryfikacji w procesach rozliczania należności to:
✔️ Zapobieganie oszustwom związanych z fakturami: Porównywanie faktury dostawcy z zamówieniem zakupu i notą odbioru pomaga wykryć wszelkie niezgodności, takie jak zafałszowane ceny, nieautoryzowane towary lub usługi, czy podwójne płatności. Dzięki temu procesowi, firmy mogą zminimalizować ryzyko strat finansowych, wynikających z oszustw.
✔️ Redukcja błędów ludzkich: Poprzez porównanie faktury, zamówienia i noty odbioru, system automatycznie identyfikuje wszelkie niezgodności, takie jak niezgodność w kwocie, ilościach czy terminach płatności. Dzięki temu, firmy oszczędzają czas i zapewniają większą skuteczność w procesie rozliczania należności.
✔️ Zapewnienie dokładnych płatności: System automatycznie identyfikuje wszelkie niezgodności i błędy, co pozwala na skorygowanie ich przed dokonaniem płatności. To oznacza, że firmy płacą jedynie za to, co rzeczywiście zamówiły i otrzymały. Dzięki temu, unikają niepotrzebnych kosztów związanych z błędnymi płatnościami.
✔️ Poprawa kontroli wewnętrznej: Wdrożenie trójstronnej weryfikacji w procesach rozliczania należności umożliwia firmom lepszą kontrolę nad operacjami finansowymi. System automatycznie generuje ścieżkę audytu, która pozwala na śledzenie każdego kroku procesu płatności. To zwiększa przejrzystość i sprawiedliwość w procesie, a także pozwala firmom na łatwiejsze dostosowywanie i unowocześnianie swoich zasad finansowych.
⚠️ Wyzwania związane z wdrożeniem trójstronnej weryfikacji ⚠️
Trójstronna weryfikacja jest niezwykle skutecznym narzędziem w procesie rozliczania należności, jednak jego wdrożenie może wiązać się z pewnymi wyzwaniami dla organizacji. Oto kilka najczęstszych problemów, które mogą pojawić się podczas implementacji tego procesu:
👉 Brak dokładnych danych: Brak lub niekompletne informacje w dokumentach takich jak faktura dostawcy, zamówienie zakupu i nota odbioru. Gdy brakuje jednego z tych dokumentów lub są one niekompletne, trójstronna weryfikacja jest niemożliwa, co prowadzi do opóźnień w procesie rozliczania i generuje błędy.
👉 Złożoność procesu: W praktyce 3-way matching może być skomplikowane, szczególnie dla firm o dużym wolumenie faktur i zamówień. Manualne przetwarzanie każdej faktury i dokonywanie zestawień może zająć wiele czasu i energii, co wiąże się z możliwością popełnienia błędów.
👉 Brak współpracy między działami: Często brakuje współpracy i transparentności między tymi działami, co prowadzi do problemów w procesie rozliczania należności. Na przykład, brak komunikacji między działem zakupów a działem księgowości może skutkować niezgodnościami między zamówieniami a fakturami dostawców.
👉 Zawiłość i zmienność regulacji: Firmy muszą być na bieżąco z tymi regulacjami, aby uniknąć przekroczenia terminów płatności lub płacić niezgodnie z obowiązującymi przepisami. Jednak śledzenie i interpretacja zmian w regulacjach może być skomplikowane i czasochłonne.
👉 Brak automatyzacji: Manualne przetwarzanie i zestawianie faktur, zamówień i not odbioru jest pracochłonne i podatne na błędy. Brak automatyzacji tego procesu może prowadzić do opóźnień w płatnościach, błędów w rozliczeniach i nadmiernego obciążenia zasobów ludzkich.
📈 Maksymalne wykorzystanie Three-Way Matching 📈
W celu maksymalizacji korzyści wynikających z trójstronnej weryfikacji w rozliczeniach należności, istnieje kilka najlepszych praktyk, które warto uwzględnić. Przestrzeganie tych praktyk ma kluczowe znaczenie dla optymalizacji procesu trójstronnej weryfikacji.
➡️ Ustalenie odpowiedniej komunikacji i współpracy między działami odpowiedzialnymi za zakupy, magazynowanie i księgowość. Regularne spotkania, dokumentowanie procesów i podział odpowiedzialności pomagają uniknąć niezgodności i zapewniają płynną trójstronną weryfikację.
➡️ Edukacja pracowników na temat zasad trójstronnej weryfikacji i ważności dokładnych danych stanowi kolejną kluczową praktykę. Szkolenia i warsztaty pomagają zwiększyć świadomość pracowników i minimalizują ryzyko błędów.
➡️ Inwestowanie w systemy i oprogramowanie, które umożliwiają automatyczne porównywanie faktur, zamówień i not odbioru. Dzięki temu proces trójstronnej weryfikacji staje się bardziej wydajny, eliminując błędy ludzkie i niezgodności.
➡️ Śledzenie zmian w przepisach dotyczących rozliczania należności. Dzięki temu unikniemy naruszenia zasad i będziemy płacić zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
Przestrzeganie tych najlepszych praktyk jest niezbędne, aby maksymalizować korzyści z three-way matching i zoptymalizować proces rozliczania należności w organizacji.
Podsumowanie
Wprowadzenie trójstronnej weryfikacji jest niezbędne dla zapewnienia poprawności i terminowości płatności. Eliminuje to ryzyko wystawienia fałszywych faktur i minimalizuje błędy ludzkie, co przekłada się na większą dokładność i efektywność płatności.
Choć wprowadzenie tego procesu może napotkać wyzwania, takie jak konieczność zapewnienia odpowiedniej komunikacji między działami i dostosowanie się do regulacji prawnych, istnieją strategie, które mogą pomóc w zoptymalizowaniu skuteczności three-way matching.
Wdrożenie odpowiednich systemów i oprogramowania, regularne spotkania, dokumentowanie procesów i edukacja pracowników stanowią kluczowe kroki, które należy podjąć. Ważne jest również śledzenie zmian w przepisach i regulacjach dotyczących rozliczania należności.
Trójstronna weryfikacja ma ogromne znaczenie dla zachowania integralności danych i zapewnienia płynności procesu rozliczania, a także dla minimalizacji ryzyka związanego z fałszywymi fakturami i błędami ludzkimi. Przy odpowiednim wdrożeniu może pomóc w zapewnieniu dokładnych i terminowych płatności w Twojej Firmie.