Skuteczne zarządzanie wydatkami (Spend Management) ma kluczowe znaczenie dla firm każdej wielkości. Obejmuje strategiczne planowanie, monitorowanie i kontrolę wydatków organizacji w celu optymalizacji oszczędności, zwiększenia wydajności i zwiększenia rentowności.
W dzisiejszym szybko zmieniającym się środowisku biznesowym, w którym wydatki mogą szybko wymknąć się spod kontroli, posiadanie kompleksowej strategii zarządzania wydatkami jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Niniejszy artykuł poświęcony jest kluczowym elementom zarządzania finansami, czyli zarządzania wydatkami, jego korzyściom oraz praktycznym wskazówkom dotyczącym wdrażania skutecznych praktyk zarządzania wydatkami w organizacji. Zobacz też Jak utrzymać kontrolę nad finansami firmy dzięki budżetowaniu?
📚 Typy wydatków 📚
Wydatki przedsiębiorstw można podzielić na kilka różnych kategorii, które odzwierciedlają różne obszary, w jakich firma podejmuje wydatki. Zrozumienie tych różnych typów mózgów może pomóc firmom w lepszym zarządzaniu swoimi wydatkami i podejmowaniu strategicznych decyzji dotyczących kontroli kosztów. Poniżej przedstawiamy kilka głównych typów wydatków, na które firmy muszą zwracać uwagę:
👉 Wydatki operacyjne: są to wydatki związane z codzienną działalnością firmy, obejmujące koszty związane z wynagrodzeniami pracowników, utrzymaniem biura, marketingiem, ubezpieczeniem i innymi niezbędnymi wydatkami związanymi z prowadzeniem biznesu. Kontrolowanie tych wydatków jest istotne dla utrzymania zdrowej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.
👉 Wydatki na surowce: jeśli firma produkuje produkty fizyczne, wydatki na surowce stanowią znaczący koszt. Obejmują one wszystkie koszty związane z nabyciem materiałów i surowców niezbędnych do produkcji produktów. Zarządzanie tymi wydatkami może obejmować negocjowanie korzystnych umów z Dostawcami, śledzenie dostaw surowców i minimalizowanie odpadów.
👉 Wydatki na materiały biurowe: te wydatki obejmują wszelkiego rodzaju potrzebne materiały biurowe, takie jak papier, długopisy, tonery do drukarek itp. W rzeczywistości wydaje się to mało istotnymi kosztami, ale mogą one się szybko zwiększać, jeśli nie ma odpowiedniego zarządzania. Ważne jest, aby mieć wgląd w wydatki na materiały biurowe i monitorować je, aby uniknąć marnotrawstwa i kontrolować koszty.
👉 Koszty związane z zatrudnieniem: obejmują wszelkie wydatki związane ze zatrudnieniem pracowników, takie jak wynagrodzenia, benefity, rekrutacja, szkolenia, ubezpieczenie społeczne, dodatkowe korzyści itp. Zarządzanie tymi wydatkami jest kluczowe dla utrzymania satysfakcji pracowników i zapewnienia, że koszty związane z zatrudnieniem są odpowiednio kontrolowane.
👉 Wydatki na naprawy i konserwację: te wydatki obejmują wszelkie koszty związane z naprawą i utrzymaniem sprzętu, pojazdów, nieruchomości itp. Odnoszą się one do utrzymania w dobrym stanie fizycznym aktywów firmy. Zarządzanie tymi wydatkami jest ważne, aby uniknąć kosztownych awarii i utrzymać sprzęt w optymalnym stanie pracy.
Skorzystaj z naszych usług przeglądu procesów zakupowych już teraz!
💥 Zarządzane vs. niezarządzane wydatki 💥
W zależności od tego, jak firmy wydają swoje pieniądze, można podzielić zarządzanie wydatkami na dwa kategorie: zarządzane i niezarządzane.
📌 Wydatki zarządzane są kontrolowane i nadzorowane przez zespół finansowy lub dział zakupów w firmie. Proces zarządzania wydatkami obejmuje określanie budżetów, tworzenie planów wydatków, negocjowanie umów z Dostawcami i śledzenie wydatków w czasie rzeczywistym. Firma może skorzystać z różnych narzędzi i rozwiązań, takich jak systemy zarządzania wydatkami, karty korporacyjne i raportowanie wydatków, aby uporządkować i systematyzować swoje wydatki.
📌 Zarządzanie wydatkami ma wiele korzyści i jest istotne dla skutecznego prowadzenia biznesu. Przede wszystkim pozwala firmie na kontrolowanie kosztów i podejmowanie świadomych decyzji dotyczących wydatków. Poprzez nadzorowanie wydatków, firma może identyfikować obszary, w których można zaoszczędzić, takie jak preferowane Dostawcy, negocjacje umów czy zidentyfikowanie możliwości minimalizacji odpadów.
📌 Niezarządzane wydatki, z drugiej strony, odnoszą się do wydatków, które są niekontrolowane lub nieświadome przez firmę. Może to obejmować wydatki dokonywane na prywatne karty kredytowe pracowników, nielegalne lub nieautoryzowane wydatki, zakup materiałów biurowych bez planu czy negocjacji, lub wydatki na surowce od niepreferowanych Dostawców. Niezarządzane wydatki mogą prowadzić do marnotrawstwa, nadmiernych kosztów i utraty kontroli nad budżetem firmowym.
📌 Niezarządzane wydatki niosą duże ryzyko dla firmy. Mogą prowadzić do rozpraszania środków finansowych, niekontrolowanych wzrostów kosztów, nieefektywnego wykorzystania zasobów i braku przejrzystości w procesie zakupowym. Przesunięcie wydatków poza zatwierdzone procedury może również prowadzić do nadmiernego zadłużenia firmy i narażenia się na ryzyko finansowe.
⚡ Wydatki bezpośrednie vs pośrednie ⚡
Wydatki bezpośrednie i pośrednie to dwie główne kategorie wydatków w kontekście zarządzania wydatkami. Wydatki bezpośrednie mają związek z podstawowymi działalnościami biznesowymi, takimi jak zakup surowców, materiałów do produkcji lub usług potrzebnych do świadczenia usług. Są to wydatki bezpośrednio związane z realizacją głównego przedmiotu działalności firmy i konieczne do jej funkcjonowania. Na przykład w przypadku fabryki produkcji mebli wydatki bezpośrednie mogą obejmować zakup drewna, żywic lub innych materiałów niezbędnych do produkcji mebli.
Wydatki pośrednie są związane z obsługą i wspieraniem tych podstawowych działań. Obejmują one wydatki na usługi publiczne, takie jak energia elektryczna, czynsze, usługi telekomunikacyjne, a także na zakup materiałów biurowych czy kosztów utrzymania biura. Chociaż nie są one bezpośrednio związane z produkcją lub sprzedażą produktów, są niezbędne do utrzymania płynności działania firmy. Wydatki pośrednie mogą mieć wpływ na koszty produkcji, ale nie są one częścią samego produktu.
⚙️ Wydatki operacyjne vs. nieoperacyjne ⚙️
Wydatki operacyjne są bezpośrednio związane z podstawowymi operacjami biznesu. Są to wydatki związane z zakupem surowców, wynagrodzeniem pracowników, kosztami produkcji i dystrybucji produktów oraz obsługą Klienta. Wydatki operacyjne są niezbędne do prowadzenia codziennych działań i stanowią podstawę generowania przychodów.
🔧 Na przykład, w przypadku przedsiębiorstwa produkcyjnego, wydatki na surowce są jednym z kluczowych elementów wydatków operacyjnych. Surowce są niezbędne do produkcji produktów, a ich koszt ma bezpośredni wpływ na koszt produkcji i marżę zysku.
🔧 Podobnie, wydatki na wynagrodzenia pracowników również są częścią wydatków operacyjnych. Pracownicy są niezbędni do prowadzenia operacji biznesowych i ich wynagrodzenie stanowi istotny koszt dla firmy. Wysokie wydatki na wynagrodzenia mogą wpływać na rentowność przedsiębiorstwa i mają duże znaczenie dla utrzymania zadowolenia i motywacji pracowników.
🔧 Wydatki nieoperacyjne nie są bezpośrednio związane z głównymi operacjami biznesowymi. Mogą obejmować takie wydatki jak opłaty procentowe, jednorazowe opłaty prawne, koszty reklamy czy różnego rodzaju opłaty i składki. Wydatki nieoperacyjne często są bardziej związane z funkcjonowaniem ogólnym firmy niż z jej rdzeniem działalności.
🔧 Na przykład, oprocentowanie kredytu czy pożyczki są kosztami związanymi z zadłużeniem. Firmy często zaciągają kredyty lub emitują obligacje, aby finansować inwestycje lub bieżącą działalność. Opłaty procentowe związane z tym długiem stanowią wydatki nieoperacyjne, ponieważ nie są bezpośrednio związane z generowaniem przychodów.
🔧 Innym przykładem wydatków nieoperacyjnych są koszty reklamy. Reklama jest ważnym narzędziem marketingowym, które pomaga przedsiębiorstwom promować swoje produkty i usługi oraz zdobywać nowych Klientów. Jednak koszty reklamy nie są bezpośrednio związane z produkcją ani dystrybucją produktów i dlatego są uważane za wydatki nieoperacyjne.
⚖️ Koszty stałe vs. zmienne ⚖️
W zarządzaniu wydatkami istnieje pewien podział na koszty stałe i zmienne. Koszty stałe są to najczęściej wydatki, które są stałe i powtarzające się w określonym okresie czasu, takim jak wynagrodzenia pracowników czy czynsz. Natomiast wydatki zmienne są to takie, które podlegają zmianom w zależności od skali prowadzonej działalności, takie jak surowce czy koszty marketingu.
Koszty stałe są niezmiennie obecne w budżecie firmy i niezależne od skali produkcji lub sprzedaży. Są to koszty niezbędne do prowadzenia działalności, które nie można łatwo uniknąć. Koszty stałe mają tendencję do bycia stałe w określonym okresie czasu i zwykle nie zmieniają się znacząco z miesiąca na miesiąc. Przykładami wydatków stałych mogą być czynsz, wynagrodzenia pracowników, ubezpieczenia czy koszty utrzymania.
Koszty zmienne natomiast są zależne od skali działalności firmy. Fluktuują wraz z wolumenem produkcji lub sprzedaży. Może to obejmować koszty surowców, opakowań czy koszty marketingu i reklamy. Wydatki zmienne są bardziej podatne na zmienne czynniki w otoczeniu biznesowym, takie jak zmiany trendów rynkowych czy wahania popytu Klientów.
💰 Kroki do stworzenia systemu zarządzania wydatkami 💰
Rozwój systemu zarządzania wydatkami (spend management system) obejmuje szereg kroków, które mają na celu zbudowanie efektywnego narzędzia służącego do optymalizacji wydatków w firmie. Oto lista kroków do rozważenia podczas budowy systemu zarządzania wydatkami:
1️⃣ Zidentyfikuj cele: Określ, jakie cele chcesz osiągnąć za pomocą systemu zarządzania wydatkami. Czy chcesz zwiększyć widoczność i kontrolę nad wydatkami, zidentyfikować możliwości oszczędności, czy poprawić procesy zakupowe?
2️⃣ Wybierz odpowiednie narzędzia: Przeanalizuj dostępne narzędzia do zarządzania wydatkami i wybierz takie, które najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom. Sprawdź, czy narzędzia oferują funkcje takie jak analiza wydatków, zarządzanie kontraktami, integracja z systemem ERP itp.
3️⃣ Określ kluczowe komponenty: Zidentyfikuj kluczowe komponenty systemu zarządzania wydatkami, takie jak skanowanie i przetwarzanie faktur, autoryzacja płatności, zarządzanie Dostawcami, analiza wydatków, zarządzanie finansami itp.
4️⃣ Dostosuj system do potrzeb firmy: Dostosuj system zarządzania wydatkami do unikalnych potrzeb Twojej firmy. Skonfiguruj go zgodnie z politykami wydatkowymi i procesami zakupowymi, które obowiązują w Twojej organizacji.
5️⃣ Wdrożenie systemu: Zapewnij odpowiednie szkolenie dla pracowników, którzy będą korzystać z systemu zarządzania wydatkami. Upewnij się, że wszyscy pracownicy rozumieją, jak używać systemu i przestrzegać polityk wydatkowych.
6️⃣ Monitorowanie i optymalizacja: Regularnie monitoruj efektywność systemu zarządzania wydatkami. Analizuj dane dotyczące wydatków i identyfikuj obszary, w których można dokonać poprawek i oszczędności.
Budowa systemu zarządzania wydatkami wymaga starannego planowania i zaangażowania całej organizacji. Dbałość o kluczowe komponenty, takie jak narzędzia, dostosowanie, wdrożenie i monitorowanie, będą kluczowe dla sukcesu i optymalizacji procesów związanych z wydatkami w firmie.
✅ Korzyści z zarządzania wydatkami ✅
System zarządzania wydatkami jest niezwykle ważny dla przedsiębiorstw z wielu powodów. Przede wszystkim, umożliwia on lepszą kontrolę i widoczność nad wydatkami, co pozwala na dokładniejsze monitorowanie, analizę i raportowanie. Pozwala to również na identyfikację potencjalnych oszczędności, które mogą przyczynić się do poprawy zdrowia finansowego firmy.
Dzięki systemowi zarządzania wydatkami firmy mogą podejmować bardziej świadome decyzje. Pozwala to na analizę i zrozumienie wzorców wydatków oraz identyfikację obszarów, w których można zastosować optymalizację kosztów. Dostarcza również istotnych informacji na temat Dostawców, umożliwiając świadome wybory preferowanych Dostawców i negocjowanie korzystnych umów.
Implementacja systemu zarządzania wydatkami pozwala także na ograniczenie ryzyka finansowego. Poprawa procesów zakupowych, eliminacja praktyk maverick spend i skanowanie oraz przetwarzanie faktur przyczyniają się do zmniejszenia szansy na popełnienie błędów i nadużyć. System zarządzania wydatkami umożliwia również eliminację złożonych procesów ręcznych, zwiększając efektywność operacyjną.
Podsumowanie
System zarządzania wydatkami jest kluczowym narzędziem, które wspiera finansowe zespoły w efektywnym zarządzaniu wydatkami przedsiębiorstwa. Dostarcza on real-time widoczność i kontrolę nad wydatkami, umożliwiając podejmowanie informowanych decyzji i identyfikację oszczędności. Ponadto, pomaga w zmniejszeniu ryzyka finansowego, eliminuje błędy i nadużycia oraz poprawia procesy zakupowe. Wprowadzenie systemu zarządzania wydatkami jest zatem kluczowe dla sukcesu i wzrostu każdej firmy.