Zarządzanie zakupami jest kluczowym aspektem każdej firmy. Obejmuje proces pozyskiwania, nabywania i zarządzania towarami oraz usługami w celu zaspokojenia potrzeb organizacji. Skuteczne zarządzanie zakupami zapewnia, że organizacja uzyskuje odpowiednie produkty lub usługi, we właściwym czasie i po odpowiednich kosztach.

Niniejszy artykuł zawiera przegląd podstaw procesu zarządzania zakupami, w tym jego kluczowych elementów, strategii i najlepszych praktyk. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz swoją przygodę z zakupami, czy też chcesz usprawnić istniejące procesy, zrozumienie podstaw zarządzania zakupami jest niezbędne do optymalizacji w łańcuchu dostaw i osiągnięcia sukcesu biznesowego. Zanurzmy się więc i poznajmy świat zarządzania zakupami. Zobacz też Proces zakupowy krok po kroku.

❓Co to jest procurement❓

Procurement, czyli zakupy to proces znajdowania, pozyskiwania i kupowania towarów, usług lub prac z zewnętrznego źródła. Obejmuje działania takie jak identyfikacja potrzeb, wybór dostawców, negocjowanie umów (zarządzanie umowami), proces zarządzania relacjami z dostawcami, zarządzania logistyką, zarządzania zapasami i optymalizacja działu zakupów. Celem procurementu jest uzyskanie niezbędnych zasobów dla organizacji w najlepszej możliwej cenie, jakości i czasie dostawy. W tym celu następuje tworzenie i wdrażanie strategii zakupowych. Jest to istotna funkcja w zarządzaniu łańcuchem dostaw i odgrywa kluczową rolę w ogólnym sukcesie firmy.

Skorzystaj z naszych usług przeglądu procesów zakupowych już teraz!

✅ Korzyści wynikające z zarządzania zakupami ✅

Zarządzanie procesami zakupowymi jest niezwykle istotnym elementem każdego przedsiębiorstwa. Odpowiednie zarządzanie pozwala organizacji czerpać korzyści z efektywności i kontrolowanej wydajności procesów zakupowych. Poniżej przedstawiamy kilka kluczowych korzyści płynących z prawidłowego zarządzania procesami zakupowymi.

✔️ Obniżenie kosztów: Efektywne zarządzanie procesami zakupowymi może przynieść znaczne oszczędności finansowe dla organizacji. Poprzez negocjacje z Dostawcami, wybieranie najlepszych ofert i optymalizację procesów zakupowych, można skutecznie ograniczyć koszty zakupów. Dodatkowo, monitorowanie i analiza danych zakupowych pozwala zidentyfikować obszary, w których można uzyskać lepsze warunki cenowe lub śledzić oszczędności dzięki płatnościom z góry lub rabatom.

✔️ Poprawa efektywności: Skuteczne zarządzanie procesami zakupowymi umożliwia znaczne zwiększenie efektywności organizacji. Poprzez automatyzację procesów, eliminację błędów ludzkich i usprawnienia działania, można zaoszczędzić czas i zasoby. Dzięki zautomatyzowanym rozwiązaniom zakupowym można łatwo śledzić i zarządzać wszystkimi etapami procesu zakupowego, od składania zamówień i negocjowania warunków umów do monitorowania terminów dostaw i płatności.

✔️ Zwiększenie kontroli: Zarządzanie procesami zakupowymi daje organizacji większą kontrolę nad wszystkimi aspektami zakupów. Poprzez ustalenie jasnych procedur i polityk, organizacja może mieć pełną widoczność i kontrolę nad wszystkimi transakcjami zakupowymi. Automatyzacja procesów pozwala również na lepsze śledzenie i analizę danych zakupowych, co umożliwia szybkie identyfikowanie problemów i podejmowanie odpowiednich działań.

✔️ Poprawa relacji z Dostawcami: Efektywne zarządzanie procesami zakupowymi jest kluczowe dla utrzymania dobrych relacji z Dostawcami. Regularna komunikacja, negocjacje i monitorowanie współpracy z Dostawcami pozwala na budowanie silnych relacji biznesowych opartych na wzajemnym zaufaniu i korzyściach. Poprzez partnerskie relacje z Dostawcami, organizacja może otrzymywać lepsze warunki cenowe, dostęp do innowacyjnych produktów i usług, oraz zapewniać stabilność i ciągłość dostaw.

✔️ Zminimalizowanie ryzyka: Zarządzanie procesami zakupowymi pozwala na skuteczne minimalizowanie ryzyka związanego z zakupami. Poprzez odpowiednią selekcję i ocenę Dostawców, organizacja może uniknąć współpracy z niepewnymi lub niewiarygodnymi partnerami biznesowymi. Dodatkowo, kontrola i monitorowanie wszystkich etapów procesu zakupowego pozwala na wczesne wykrywanie błędów, opóźnień lub problemów z dostawą, co umożliwia podejmowanie szybkich działań naprawczych.

✔️ Doskonała jakość: Zarządzanie procesami zakupowymi umożliwia organizacji monitorowanie jakości dostawionych produktów i usług. Poprzez wprowadzenie odpowiednich procedur kontrolnych i wymagań dotyczących jakości, można zapewnić, że organizacja otrzymuje tylko wysokiej jakości produkty i usługi. Ciągła kontrola i monitorowanie jakości jest kluczowe dla zapewnienia satysfakcji Klientów i utrzymania wysokiego poziomu usług.

✔️ Udoskonalenie procesów: Zarządzanie procesami zakupowymi pozwala na ciągłe doskonalenie i optymalizację procesów zakupowych. Poprzez analizę danych zakupowych i wyników, organizacja może identyfikować obszary, w których można usprawnić i wprowadzić nowe rozwiązania lub procedury. Udoskonalenie procesów zakupowych prowadzi do większej efektywności, kontroli i korzyści finansowych dla organizacji.

🔡 6 podstaw procurementu 🔡

Sześć fundamentów zakupów, omówionych przez Matthew Sparkesa, szefa usług finansowych w Crown Commercial Service, to podstawowe zasady, które kierują skutecznymi praktykami zakupowymi w każdej organizacji. Podstawy te koncentrują się na zrozumieniu potrzeb Klienta, badaniu alternatywnych rozwiązań, budowaniu silnych relacji z Dostawcami, wykorzystywaniu danych o wydatkach, promowaniu skutecznej komunikacji i ciągłym doskonaleniu. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z fundamentów.

👉 Zrozumienie potrzeb Klienta: Ta podstawowa zasada podkreśla znaczenie prawdziwego zrozumienia potrzeb i wymagań Klientów przed rozpoczęciem jakiegokolwiek procesu zakupowego. Angażując interesariuszy i przeprowadzając kompleksowe badania rynku, specjaliści ds. zakupów mogą uzyskać cenne spostrzeżenia, które pomogą ukształtować ich strategię zakupową. Na przykład, jeśli organizacja potrzebuje nowego Dostawcy mebli biurowych, zrozumienie konkretnych wymagań funkcjonalnych i estetycznych z różnych działów umożliwi zespołowi zakupowemu znalezienie Dostawcy, który skutecznie zaspokoi te potrzeby.

👉 Poszukiwanie alternatywnych rozwiązań: Zakupy nie powinny ograniczać się do standardowych lub rutynowych rozwiązań. Ta podstawowa zasada zachęca specjalistów ds. zakupów do zbadania alternatywnych opcji, które mogą przynieść innowacje i oszczędności dla organizacji. Na przykład, przy zakupie oprogramowania do zarządzania projektami, zamiast po prostu wybierać dobrze znanego Dostawcę, rozważenie oprogramowania open source lub rozwiązań opartych na chmurze może zaoferować większą elastyczność i potencjalnie niższe koszty.

👉 Budowanie silnych relacji z Dostawcami: Budowanie i utrzymywanie pozytywnych relacji z Dostawcami ma kluczowe znaczenie dla pomyślnych wyników zamówień. Dobre relacje z Dostawcami pomagają zapewnić niezawodny łańcuch dostaw, szybką dostawę, konkurencyjne ceny i dostęp do innowacyjnych produktów lub usług. Skuteczne zarządzanie relacjami z Dostawcami obejmuje regularną komunikację, mechanizmy informacji zwrotnej oraz zrozumienie możliwości i oczekiwań Dostawcy.

👉 Wykorzystanie danych o wydatkach: Dostępność i skuteczna analiza danych dotyczących wydatków są nieocenione dla specjalistów ds. zakupów. Analiza danych dotyczących wydatków pozwala organizacjom identyfikować wzorce wydatków, śledzić wydajność Dostawców i podejmować świadome decyzje w zakresie oszczędności kosztów, optymalizacji łańcucha dostaw i ograniczania ryzyka. Korzystając z danych dotyczących wydatków, specjaliści ds. zakupów mogą negocjować lepsze warunki z Dostawcami, optymalizować procesy zakupowe i dostosowywać strategie zakupowe do ogólnych celów biznesowych.

👉 Promowanie skutecznej komunikacji: Komunikacja jest niezbędna w każdym procesie zakupowym, aby zapewnić płynny przepływ informacji i oczekiwań między wszystkimi zaangażowanymi stronami. Niezbędne jest ustanowienie jasnych i przejrzystych kanałów komunikacji wewnątrz organizacji, a także z Dostawcami. Regularne spotkania, sesje negocjacyjne i korzystanie z narzędzi komunikacji elektronicznej mogą ułatwić skuteczną komunikację i umożliwić sprawne podejmowanie decyzji.

👉 Dążenie do ciągłego doskonalenia: Dział zakupów powinien dążyć do ciągłego doskonalenia poprzez ocenę i udoskonalanie procesów zakupowych na bieżąco. Regularne sprawdzanie skuteczności strategii zakupowej, porównywanie jej z najlepszymi praktykami branżowymi i wprowadzanie innowacji pomaga organizacjom zachować elastyczność i osiągać lepsze wyniki. Przykładowo, wprowadzenie automatyzacji w procesie zakupowym może zmniejszyć liczbę błędów manualnych, zwiększyć wydajność i zapewnić wgląd w działania zakupowe w czasie rzeczywistym.

📚 Etapy procesu procurement 📚

W biznesowym świecie proces zaopatrzenia jest niezwykle istotny dla skutecznego funkcjonowania organizacji. Proces zaopatrzenia, zwany również „od zakupu do zapłaty” (purchase to pay), obejmuje cały cykl zakupowy, począwszy od identyfikacji potrzeby do finalnej płatności Dostawcy. Ważne jest jednak zrozumienie, że proces zaopatrzenia może się różnić w zależności od organizacji i branży. Niemniej jednak, istnieje kilka kluczowych etapów, które ogólnie występują w większości procesów zaopatrzenia. Poniżej przedstawiamy podstawowy plan, który obejmuje kluczowe kroki procesu zaopatrzenia.

1️⃣ Identyfikacja potrzeb: Pierwszym krokiem w procesie zaopatrzenia jest identyfikacja potrzeby. Może to być zapotrzebowanie na usługę, materiał lub produkt, które organizacja potrzebuje w celu realizacji swoich celów biznesowych. To jest moment, w którym projektant, menedżer projektu lub inny pracownik organizacji rozpoznaje potrzebę i formułuje żądanie zakupu.

2️⃣ Wysłanie ofert zakupowych: Po zidentyfikowaniu potrzeby następnym krokiem jest złożenie zgłoszenia zakupowego. Zgłoszenie zakupowe to formalny dokument, w którym pracownik organizacji określa szczegóły dotyczące potrzebującego produktu lub usługi, takie jak ilość, specyfikacje techniczne i termin dostawy.

3️⃣ Wybór Dostawcy: Po zatwierdzeniu zgłoszenia zakupowego, następnym etapem jest wybór Dostawcy. Proces ten obejmuje zbieranie i ocenę ofert od potencjalnych Dostawców. W oparciu o kryteria takie jak jakość, cena, termin dostawy, reputacja Dostawcy oraz warunki kontraktowe, organizacja wybiera najlepszego Dostawcę.

4️⃣ Przygotowanie kontraktu i zamówienia: Po wyborze Dostawcy, kolejnym krokiem jest przygotowanie kontraktu i zamówienia. Kontrakt określa warunki umowy między organizacją a Dostawcą, takie jak cena, termin płatności, warunki dostawy, ochrona poufności itp. Po podpisaniu umowy, organizacja składa zamówienie na zakup potrzebnego produktu lub usługi.

5️⃣ Dostawa i odbiór: Po złożeniu zamówienia, Dostawca przygotowuje produkt lub usługę do wysyłki. W tym czasie organizacja nadzoruje terminową dostawę i sprawdza jakość otrzymanego produktu lub usługi. Jeśli wszystko jest zgodne z oczekiwaniami, produkt lub usługa jest odebrana przez organizację.

6️⃣ Płatność: Po dostawie i zatwierdzeniu odbioru, następuje etap płatności. Organizacja wystawia płatność na podstawie umowy i warunków ustalonych z Dostawcą. Termin płatności i warunki płatnicze są określane w umowie.

Powyżej opisane kroki mogą się różnić w zależności od organizacji i specyfiki branży. Niektóre firmy mogą mieć bardziej skomplikowane i rozbudowane procesy, które uwzględniają dodatkowe etapy, takie jak weryfikacja Dostawcy, negocjacje kontraktowe czy audyt pomiaru wydajności Dostawcy. Niemniej jednak, powyższy opis stanowi podstawowy blueprint dla większości procesów zaopatrzenia. Zapewnia on ogólne wytyczne, które można dostosować do indywidualnych potrzeb organizacji.

Podsumowanie

Zarządzanie zakupami jest kluczowe, aby prowadzić efektywne procesy zakupowe. Zgodnie ze zdaniem specjalisty z zakresu zarządzania finansami, istnieje sześć kluczowych fundamentów, dzięki którym specjaliści ds. zakupów mogą osiągać lepsze wyniki. Obejmują one zrozumienie potrzeb Klienta, badanie alternatywnych rozwiązań, budowanie silnych relacji z Dostawcami, wykorzystywanie danych dotyczących wydatków, promowanie skutecznej komunikacji i ciągłe doskonalenie. Optymalizując procesy zakupowe, organizacje mogą obniżać koszty, ograniczać ryzyko i osiągać ogólne cele biznesowe. Kluczowe etapy procesu zakupowego obejmują identyfikację potrzeb, złożenie wniosku o zakup, wybór Dostawcy, przygotowanie umów i zamówień, dostawę i odbiór oraz płatność. Ciągłe doskonalenie procesu zakupowego, wraz z wykorzystaniem technologii i narzędzi wspierających, są również krytycznymi czynnikami sukcesu w procesie zakupowym organizacji.