Proces „od zamówienia do zapłaty” jest kluczowym elementem działalności każdej organizacji. Obejmuje on wszystkie etapy związane z nabywaniem towarów lub usług, od zidentyfikowania potrzeby do dokonania płatności. Choć może się to wydawać proste, przeprowadzenie procesów zakupowych jest złożone i podatne na nieefektywność, jeśli nie są odpowiednio zarządzane.
W tym artykule przeprowadzimy Cię przez każdy etap procesu od zamówienia do płatności, podkreślając najlepsze praktyki i potencjalne pułapki po drodze. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz swoją przygodę z zakupami, czy też chcesz zoptymalizować swoje obecne procesy i zmienić dotychczasowy profil firmy, ten artykuł dostarczy Ci wiedzy i strategii, które pozwolą Ci usprawnić proces „od zamówienia do zapłaty” i osiągnąć lepsze wyniki. Zanurzmy się więc i poznajmy świat procure to pay! Zobacz też Co to jest procurement?
❓Co to jest Procure to Pay❓
Wyrażenie „procure-to-pay” odnosi się do kompleksowego procesu, który ma miejsce w firmie od momentu zidentyfikowania potrzeby zakupu do ostatecznej dostawy i płatności. Obejmuje on szereg kroków i działań, które zapewniają skuteczne i zgodne z przepisami nabywanie towarów lub usługi.
Dział zaopatrzenia jest połączony z działem finansowym poprzez wgląd w cały cykl życia transakcji. Obejmuje to wybór towarów i usług, a także fakturowanie i płatności.
Proces P2P różni się od procesu source-to-pay, ponieważ nie obejmuje etapów takich jak identyfikacja potrzeb, zaopatrzenie, planowanie produkcji i prognozowanie, które są powszechne w zarządzaniu łańcuchem dostaw. Zarządzanie Dostawcami jest niezbędne do stworzenia odpowiedniego zamówienia, ale nie jest bezpośrednim etapem tego procesu.
Skorzystaj z naszych usług przeglądu procesów zakupowych już teraz!
📚 Etapy procesu Procure to pay 📚
Proces Purchase to Pay (P2P) składa się z kilku kluczowych etapów, które obejmują identyfikację potrzeb nabywczych, wybór Dostawcy, składanie zamówień, proces dostawy oraz dokonywanie płatności Dostawcom. Każdy z tych etapów odgrywa kluczową rolę w łączeniu działów zakupów i finansów, a także w utrzymaniu korzystnych relacji z Dostawcami i zapewnieniu płynności finansowej firmy.
1️⃣ Stworzenie zamówienia
Na pierwszym etapie procesu „od zamówienia do zapłaty” kluczowe jest złożenie zapotrzebowania na zakup. Obejmuje to identyfikację zapotrzebowania na konkretne produkty lub usługi i utworzenie formalnego wniosku o zakup. Wymagania dotyczące zakupu powinny zawierać szczegóły, takie jak potrzebna ilość, specyfikacje, alokacja budżetu i wszelkie inne istotne informacje. Zapewnia to jasną komunikację między wnioskodawcą a działem zaopatrzenia, umożliwiając im pozyskiwanie niezbędnych produktów w sposób terminowy i skuteczny.
2️⃣ Autoryzacja
Po utworzeniu zamówienia (Purchase Order) należy je odpowiednio autoryzować, zanim będzie można kontynuować jego realizację. Dział zaopatrzenia monitoruje stan dostaw i upewnia się, że zamówienie jest realizowane zgodnie z wymaganiami. Wiąże się to z uzyskaniem zgody od odpowiednich osób lub działów w organizacji. Proces autoryzacji może się różnić w zależności od hierarchii i polityki organizacji. Celem tego kroku jest upewnienie się, że zakup jest konieczny i zgodny z budżetem i celami organizacji. Gdy zamówienie zostanie autoryzowane, może przejść do następnego etapu procesu „od zamówienia do zapłaty”.
3️⃣ Składanie zamówienia
Ten krok obejmuje to utworzenie zamówienia (Purchase Order – PO) i wysłanie go do Dostawcy. Zamówienie powinno zawierać wszystkie istotne informacje, takie jak opisy pozycji, ilości, ceny, daty dostawy i wszelkie specjalne instrukcje. Ważne jest, aby zapewnić dokładność i jasność w zamówieniu, aby uniknąć potencjalnych problemów lub nieporozumień z Dostawcą. Po złożeniu zamówienia konieczne jest monitorowanie jego postępów, aby zapewnić terminową dostawę i rozwiązać wszelkie potencjalne problemy, które mogą się pojawić.
4️⃣ Weryfikacja dostawy
Po otrzymaniu dostawy towarów lub usług ważne jest, aby zweryfikować, czy to, co zostało zamówione, zostało otrzymane w odpowiedniej ilości i stanie. Ten krok pomaga upewnić się, że organizacja płaci za to, co faktycznie otrzymała i że nie ma żadnych rozbieżności ani problemów z dostawą. Weryfikację można przeprowadzić poprzez fizyczną kontrolę, porównanie dostawy z zamówieniem lub umową oraz udokumentowanie wszelkich rozbieżności lub uszkodzeń. Krok ten ma kluczowe znaczenie dla prowadzenia dokładnej dokumentacji i zapobiegania potencjalnym sporom lub kwestiom związanym z płatnościami.
5️⃣ Przetwarzanie faktur i dokonanie płatności
Dział finansowy otrzymuje fakturę od Dostawcy. Przeprowadza weryfikację, aby upewnić się, że faktura jest zgodna z zamówieniem i dostawą oraz że nie zawiera błędów. Może to być również równolegle przeprowadzane w dziale księgowości. Jeśli faktura jest poprawna, zostaje zaksięgowana i czeka na płatność. Wszelkie rozbieżności są wyjaśniane, a faktura jest odsyłana do Dostawcy. Zatwierdzone faktury mogą być opłacane za pomocą czeków, elektronicznych przelewów lub kart kredytowych. Skuteczne systemy mają kluczowe znaczenie dla terminowego i dokładnego przetwarzania faktur i płatności w celu utrzymania dobrych relacji ze Sprzedawcami i Dostawcami. Płatność musi być odpowiednio wykonana, aby została zaakceptowana przez bank Dostawcy i nie pojawiły się dodatkowe trudności.
💻 Elektroniczne rozwiązanie dla Procure to Pay 💻
Podsumowując, rozwiązanie elektroniczne zakupowo-płatnicze jest niezbędne dla firm, które chcą przyspieszyć i usprawnić procesy zakupowe. Dzięki automatyzacji i otwarciu się na systemy klasy e-procurement, zwiększa się efektywność, redukuje błędy i zapewnia płynność finansową. Integrując się z istniejącymi systemami i wykorzystując nowoczesne technologie, takie jak sztuczna inteligencja, system P2P staje się nieodzownym narzędziem dla każdej organizacji zajmującej się zakupami.
Kluczowe korzyści z systemu Procure-to-Pay ✅
Duże korzyści wynikają z wdrożenia procesu procure-to-pay, który łączy w sobie zarówno etap zamawiania jak i płatności. Oto kluczowe zalety tego podejścia:
✔️ Zespoły mogą skupić się na strategicznych zadaniach dzięki procesowi współpracy.
✔️ Zespół wykonawczy może podejmować lepsze decyzje budżetowe dzięki cennym analizom.
✔️ Możliwości oszczędzania kosztów obejmują zmniejszenie kosztów pracy i rabaty za wcześniejsze płatności.
✔️ Przetwarzanie dokumentów jest usprawnione, oszczędzając czas i redukując liczbę błędów.
✔️ Ryzyko oszustwa, niezgodności i niezgodności jest ograniczone.
✔️ Przepływy pracy związane z zatwierdzaniem są usprawnione dzięki powiadomieniom na czas i dostępowi mobilnemu.
✔️ Zyskuje się wgląd w przepływy pieniężne i zobowiązania finansowe.
✔️ Zamówienia stają się bardziej widoczne, dokładne, kontrolowane i wydajne.
✔️ Zapewniona jest zgodność z umowami i zasadami.
✔️ Zmniejsza się ilość papierkowej roboty i dezorganizacja w obszarze zobowiązań.
✔️ Doświadczenie kupującego jest zoptymalizowane dzięki angażującym katalogom produktów.
✔️ Relacje z Dostawcami poprawiają się, przyciągając strategicznych Dostawców.
✔️ Zapobiega się zbędnym, niestandardowym lub nieuczciwym wydatkom. Ścieżka audytu jest utrzymywana dla pełnej przejrzystości.
🥊 Wyzwania w procesie Procure-to-Pay 🥊
💥 Czasochłonność procesów biznesowych w manualnym podejściu
💥 Duże ryzyko popełnienia błędów – nieodpowiednio przeprowadzony proces P2P może być podatny na błędy, co spowoduje konieczność dokonywania korekt i poprawek
💥 Problem z zarządzaniem danymi – nieaktualne dane, trudność w pozyskaniu analiz i raportów, dokumenty potrafią nierzadko zaginąć, jeśli nie są odpowiednio przechowywane i segregowane
💥 Brak kontroli nad budżetem – ryzyko nadmiernych wydatków i ryzyko przekroczenia kosztów
💥 Niezatwierdzone zakupy – niekontrolowany wzrostu kosztów i nadmiernego zużycia zasobów finansowych firmy
💥 Niskie zadowolenie pracowników – żmudne i czasochłonne wypełnianie danych w procesie P2P może prowadzić do frustracji i obniżenia morale pracowników, co powoduje błędy i opóźnienia
Podsumowanie
Wdrożenie procesu procure to pay przynosi przedsiębiorstwom wiele korzyści. Oszczędności kosztów, efektywne przepływy pracy, zwiększona kontrola, minimalizowanie redundantnych wydatków oraz pełna ewidencja audytowa to tylko niektóre z nich. Dlatego wiele organizacji decyduje się na udoskonalenie swoich departamentów zakupowych poprzez wprowadzenie całego procesu procure to pay. Poza tym proces procure to pay wiąże się z obowiązkiem odpowiedniej strukturyzacji procesu i sprawowania stałej kontroli, inaczej może pojawić się wiele błędów.
Chcesz wprowadzić proces Procure to Pay do Twojej firmy? Skontaktuj się z nami!