Czy masz trudności z usprawnieniem procesu zamówień? Czy śledzenie zamówień, zarządzanie zatwierdzeniami i zapewnienie terminowej dostawy towarów i usług stanowi dla Ciebie wyzwanie?
Jeśli tak, to ten przewodnik po procesie zamówień zakupu jest dla Twojej firmy!
Zamówienie zakupu to ważny dokument, który ułatwia płynny przepływ towarów i usług między kupującym a Dostawcą. Jednak bez dobrze zdefiniowanego i wydajnego procesu zarządzanie zamówieniami zakupu może szybko stać się problemem.
W tym artykule przeprowadzimy Cię krok po kroku przez cały proces zamówienia zakupu. Od tworzenia zamówienia zakupu po śledzenie i uzgadnianie faktur, dostarczymy cennych spostrzeżeń, strategii i najlepszych praktyk, aby zoptymalizować proces zamówień zakupu i poprawić ogólną wydajność zaopatrzenia.
Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem małej firmy, Menedżerem sklepu internetowego czy Specjalistą ds. Zaopatrzenia, który chce usprawnić swoje operacje zakupowe, ten przewodnik jest lekturą obowiązkową. Zanurzmy się więc i przekształćmy proces zamówień już dziś! Zobacz też Jaka jest różnica między zamówieniem a fakturą?
❓Czym jest Purchase Order w Procuremencie❓
Zamówienie zakupu (PO) to oficjalny dokument, który zawiera szczegóły dotyczące zamówienia towarów lub usług od Dostawcy. Służy do uregulowania relacji między kupującym a Dostawcą. Purchase Order działa jako wiążący kontrakt między tymi dwiema stronami, określając warunki i zobowiązania, które muszą być spełnione.
Zamówienie zakupowe przypomina standardowy formularz, który zawiera różne pola informacyjne, takie jak nazwa Dostawcy, dane kontaktowe, identyfikator zamówienia, opis produktu lub usługi, jednostka miary, ilość, cena jednostkowa, suma całkowita, termin płatności i inne odpowiednie warunki handlowe. Jest to dokument, który informuje Dostawcę o konkretnej potrzebie produkcyjnej lub usługowej kupującego.
Skorzystaj z naszych usług przeglądu procesów zakupowych już teraz!
Przykłady tego, co zwykle jest zawarte w zamówieniu zakupowym to:
🖋️ Identyfikator zamówienia: Unikalny numer lub kod przypisany każdemu zamówieniu, który służy do identyfikacji i śledzenia danego zamówienia.
🖋️ Dane kontaktowe: Pełne dane kontaktowe kupującego i Dostawcy, w tym nazwa, adres, numer telefonu, adres e-mail, itp.
🖋️ Opis produktu lub usługi: Szczegółowy opis tego, co jest zamawiane, wraz z wszelkimi dodatkowymi wymaganiami, takimi jak specyfikacje techniczne czy materiały referencyjne.
🖋️ Ilość i jednostka miary: Określenie ilości jednostek towaru lub jednostki czasu w przypadku zamówienia usług.
🖋️ Cena jednostkowa i suma całkowita: Określenie ceny jednostkowej, czyli kwoty, za jaką kupujący kupuje jedną jednostkę towaru lub jednostkę czasu usługi. Suma całkowita to wynik mnożenia ilości przez cenę jednostkową.
🖋️ Termin płatności: Określenie terminu płatności, czyli czasu, w jakim kupujący ma dokonać zapłaty Dostawcy.
🖋️ Termin dostawy: określenie terminu dostawy zamówienia (lead time).
Jak wygląda Purchase Order?
📢 Co to jest proces Purchase Order? 📢
Jest to proces, który obejmuje kilka etapów, począwszy od utworzenia zamówienia zakupowego aż po zatwierdzenie i skierowanie do Dostawcy. Proces ten ma na celu uregulowanie i zorganizowanie relacji między kupującym a Dostawcą poprzez utworzenie wiążącego kontraktu.
❔Jak działa proces zamówienia❔
1️⃣ Tworzenie zamówienia zakupu
Proces tworzenia Purchase Order rozpoczyna się od określenia potrzeb i sformułowania konkretnej specyfikacji, czyli zapotrzebowaniem na zakup. Kupujący musi określić, jakie produkty lub usługi są potrzebne, wymaganą ilość, kryteria jakości, czas dostawy i inne czynniki. Zamówienie zakupu jest następnie tworzone na podstawie tych informacji.
2️⃣ Zatwierdzenie PO
Zamówienie musi zostać zatwierdzone przez odpowiednie strony i działy przed wysłaniem do Dostawcy. W razie konieczności zamówienie zakupu zostaje poprawione lub zmodyfikowane.
3️⃣ Wysyłanie zamówienia zakupu do Dostawcy
Po zatwierdzeniu, zamówienie zakupu może zostać wysłane do wybranego przez firmę Dostawcy. Najczęściej wysyła się zamówienie zakupu za pośrednictwem e-mail lub z pomocą systemu do procurementu.
4️⃣ Wiążąca umowa
Dostawca i organizacja oceniają warunki Po przed jego zatwierdzeniem. Jeśli Dostawca nie akceptuje jakichkolwiek postanowień może prosić o ich poprawienie. Gdy wszystko jest zgodne, zawierana jest umowa, która wymaga terminowych płatności i dostawy towarów lub usług. Ważne jest, aby obie strony przestrzegały umowy, aby zamówienie przebiegło pomyślnie.
5️⃣ Odbiór towarów lub usług
Po realizacji zamówienia przez Dostawcę i odebraniu jej przez firmę w dniu wcześniej wyznaczonej daty dostawy, weryfikowane jest, czy otrzymane towary lub wykonane usługi spełniają ustalone specyfikacje. W przypadku niezgodności organizacja informuje Dostawcę, aby podjął działania naprawcze.
6️⃣ Proces trójstronnej weryfikacji (Three-Way Matching)
Three-Way Matching w procesie zamówienia polega na porównaniu dokumentu zamówienia zakupu, dokumentu dostawy i faktury zakupu w celu wykrycia niezgodności, czy np. zgadzają się zamówione ilości produktu i podjęcia działań przed dokonaniem płatności. Jest to ważne dla zapewnienia uczciwości i przejrzystości w procesie zakupowym.
7️⃣ Zamknięcie zamówienia i prowadzenie dokumentacji
Potwierdzona faktura jest wysyłana do działu finansowego w celu dokonania płatności, jeśli dane są zgodne we wszystkich dokumentach. Po opłaceniu zakupu firma może zamknąć PO i zapisać je wraz z fakturą w ewidencji.
⚙️ Przepływ procesu Purchase Order ⚙️
Poniżej przedstawiamy przegląd procesu PO, uwzględniając wszystkie kluczowe kroki.
Jak więc przetworzyć zamówienie?
- Utworzenie zapotrzebowania na zakup
- Utworzenie zamówienia zakupu
- Wydanie zapytania ofertowego (RFP – request for proposal)
- Ocena ofert Dostawców i wybór Dostawcy
- Negocjowanie warunków umowy z wybranym Dostawcą
- Wysłanie zamówienia zakupu do Dostawcy
- Otrzymanie potwierdzonego zamówienia zakupu
- Otrzymanie dostarczonego zamówienia
- Otrzymanie faktury i przeprowadzenie three-way-matching
- Dokonanie płatności
- Rejestrowanie zamówienia zakupu
- Zamknięcie PO
⚠️ Jak kontrolować proces zamówień? ⚠️
✔️ Ustalanie procedury zamówień: Wprowadzenie jasnych wytycznych dotyczących tworzenia, zatwierdzania i przetwarzania zamówień pomoże uniknąć błędów, opóźnień i nieporozumień. Procedura powinna określać, jakie informacje i dokumenty są wymagane przy składaniu zamówienia, jakie są procedury zatwierdzania i jak przebiega proces przetwarzania zamówienia.
✔️ Używanie systemu elektronicznego: Taki system umożliwia automatyzację i monitorowanie procesu od momentu składania zamówienia aż do dostawy i rozliczenia. Dzięki takiemu systemowi możliwe jest łatwe śledzenie postępu zamówienia, przypominanie o niezbędnych zatwierdzeniach, przetwarzanie płatności i generowanie raportów o wydatkach.
✔️ Ustalanie uprawnień i procedur zatwierdzania: Każda osoba odpowiedzialna za zatwierdzanie zamówień powinna mieć jasno określone kompetencje i obowiązki. Procedury zatwierdzania powinny być klarowne i dobrze udokumentowane, z uwzględnieniem poziomów uprawnień i limitów wydatków. Tylko osoby uprawnione powinny mieć możliwość zatwierdzania zamówień, aby zapobiec nieautoryzowanym wydatkom.
✔️ Monitoring i audytowanie: Sporządzanie raportów okresowych, weryfikacja zgodności zamówień z procedurami i analiza wydatków pomogą w wykrywaniu ewentualnych nieprawidłowości i niezgodności. Dodatkowo, przeprowadzanie regularnych audytów pozwoli na ocenę skuteczności i efektywności procesu zamówienia oraz identyfikowanie obszarów wymagających poprawy.
✔️ Monitorowanie budżetu: Kontrolowanie procesu zamówienia wiąże się również z monitorowaniem budżetu. Ważne jest, aby na bieżąco śledzić wykorzystanie środków i porównywać je z pierwotnymi planami. W przypadku przekroczenia budżetu, konieczne mogą być dostosowania w celu zabezpieczenia środków na przyszłe zamówienia lub poszukiwanie oszczędności na innych obszarach.
📌 Jakie jest znaczenie Purchase Order w procesie procurement? 📌
Zamówienia zakupu są ważne w procesie zakupowym, ponieważ:
💥 Umożliwiają ustalenie oczekiwań,
💥 Chronią obie strony
💥 Śledzą historię zakupową
💥 Zapobiegają duplikacji zakupów
💥 Umożliwiają kontrolę finansową i audytowanie transakcji
FAQ
▶️ Purchase Order a faktura: jaka jest różnica?
Zamówienie zakupu jest tworzone przez kupującego, podczas gdy faktura jest wystawiana przez Dostawcę. Kupujący inicjuje zamówienie, aby zażądać towarów lub usług od Dostawcy. Z kolei Sprzedawca wysyła fakturę do kupującego, aby zażądać zapłaty za dostarczone towary.
▶️ Kto przygotowuje zamówienie zakupu?
Kupujący jest odpowiedzialny za utworzenie zamówienia zakupu. Może to być dział zaopatrzenia, kierownik finansowy lub kierownik operacyjny w organizacji.
▶️ Kto zatwierdza Purchase Order?
Może się on różnić w zależności od organizacji. Większość firm (w szczególności większych) ma przepływ pracy zatwierdzania zamówienia zakupu, który określa, którzy pracownicy są odpowiedzialni za zatwierdzenie zamówienia zakupu.
Zazwyczaj wymagane jest zatwierdzenie przez kierownika działu, który wymaga zakupu towarów i dyrektora finansowego.
Oprócz zatwierdzenia wewnątrz organizacji, potwierdzenie zamówienia musi też nastąpić ze strony Dostawcy.
▶️ Dlaczego kupujący potrzebuje procesu Purchase Order?
Aby usprawnić cykl zakupowy, firma potrzebuje zdefiniowanego procesu zakupu. Zamówienia służą wielu celom, takim jak wskazywanie jasnych oczekiwań Dostawców, działanie jako dokumenty prawne, zwiększanie kontroli budżetu i ułatwianie audytu finansowego.
▶️ Czy Purchase Order jest umową?
Jeśli Dostawca potwierdził Purchase Order, jest ono uznawane za prawnie wiążącą umowę.
▶️ Jak wygląda proces uzgadniania Purchase Order?
Zamykanie zamówienia zakupu obejmuje ich pełne potwierdzenie, sprawdzenie braku aktywności i upewnienie się, że nie upłynął termin płatności.
Zespoły procurement ustalają kryteria określania, które zamówienia zakupu powinny zostać zamknięte.
Proces uzgadniania zamówienia zakupu, znany również jako zamówienie zakupu recon, obejmuje dopasowywanie zamówień zakupu do faktur w trójstronnej weryfikacji.
Podsumowanie
Zamówienia zakupu są istotną częścią procesu procurement, zapewniając przejrzystość, ochronę i śledzenie historii zakupów. Są one ważne dla kontroli finansowej, zarządzania zapasami i kontroli jakości. Automatyzacja procesu zamówień zakupu za pomocą oprogramowania może poprawić wydajność, zmniejszyć liczbę błędów oraz zaoszczędzić czas i zasoby. Każda firma powinna mieć zdefiniowany proces zamówień zakupu i wykorzystywać narzędzia do automatyzacji w celu lepszej kontroli i zarządzania.