Odkryj etapy procesu zakupowego w naszym przewodniku 'Proces zakupowy krok po kroku’, aby lepiej zrozumieć, jak przeprowadzić udane zakupy.
Skuteczny procurement ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdej firmy. Obejmuje proces nabywania towarów i usług od Dostawców zewnętrznych, przy jednoczesnym zarządzaniu relacjami z tymi Dostawcami. Zarządzanie zakupami z jednej strony może być złożone i czasochłonne, z drugiej strony dzięki odpowiednim strategiom może być usprawnioną i wydajną operacją.
W tym przewodniku przedstawimy przegląd procesu zakupowego, w tym jego kluczowe etapy, znaczenie zarządzania Dostawcami oraz najlepsze praktyki w zakresie optymalizacji zakupów. Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem małej firmy, czy specjalistą ds. procurement, ten przewodnik pomoże Ci poruszać się po procesie procurement i osiągnąć lepsze wyniki dla Twojej organizacji.
Etapy procesu procurement
1. Planowanie 📆
Przed rozpoczęciem procesu zakupowego ważne jest, aby mieć solidny plan. Obejmuje to identyfikację potrzeb organizacji, ustalenie celów i zadań oraz określenie budżetu Poświęć czas na zbadanie i zrozumienie rynku, w tym potencjalnych Dostawców i ich ofert. Tak pozyskane dane mogą pomóc ustalić harmonogram i przypisać określone role oraz obowiązki, aby zapewnić sprawny proces procurement. Dzięki odpowiedniemu planowaniu będziesz lepiej przygotowany do podejmowania świadomych decyzji i osiągania pomyślnych wyników w swoich działaniach zakupowych.
2. Sourcing 🧺
Sourcing to etap w ramach kategorii zakupowej, w którym organizacja identyfikuje i ocenia potencjalnych Dostawców lub sprzedawców. Obejmuje on badanie i gromadzenie informacji na temat różnych Dostawców, ich produktów lub usług oraz ich cen. Ten krok pomaga organizacji zrozumieć rynek i porównać różne opcje przed podjęciem decyzji. Sourcing w kategorii zakupowej może być realizowany za pomocą różnych metod, takich jak prowadzenie badań rynkowych, żądanie ofert lub propozycji od Dostawców, uczestnictwo w targach lub wystawach lub korzystanie z baz danych Dostawców. Celem sourcingu w kategorii zakupowej jest znalezienie odpowiedniej liczby Dostawców, którzy są wiarygodni, opłacalni oraz mogą zaspokoić potrzeby firmy w zakresie zakupowy , czyli stworzenie bazy Dostawców.
3. Zapytanie ofertowe 📝
Zapytanie ofertowe (RFP – request for proposal) to dokument, którego organizacje używają do pozyskiwania ofert od potencjalnych sprzedawców lub dostawców na potrzeby konkretnego projektu lub zamówienia. RFP określa wymagania i oczekiwania dotyczące projektu, w tym zakres prac, harmonogram, budżet i kryteria oceny. Sprzedawcy składają propozycje w odpowiedzi na RFP, szczegółowo opisując, w jaki sposób zaspokoją potrzeby organizacji i podając informacje o cenach. Następnie organizacja ocenia propozycje i wybiera dostawcę, który najlepiej spełnia jej wymagania. Proces RFP pomaga zapewnić przejrzystość, uczciwość i konkurencyjność w procesie zamówień.
4. Ocena Dostawców i ofert ✅
Ewaluacja obejmuje ocenę i porównanie różnych Dostawców i ich propozycji w celu określenia najlepszego dopasowania do potrzeb organizacji. Kryteria oceny powinny zostać ustalone wcześniej, aby zapewnić sprawiedliwą i obiektywną ocenę. Mogą one obejmować takie czynniki jak cena, jakość, czas dostawy i reputacja Dostawcy. Proces oceny może obejmować punktację lub ranking Dostawców w oparciu o te kryteria, a ostatecznie wybór Dostawcy, który oferuje najlepszą wartość dla organizacji. Ważne jest, aby udokumentować proces oceny i podjęte decyzje w celu zachowania przejrzystości i odpowiedzialności.
5. Negocjowanie umów 📜
Oto kilka wskazówek, które ułatwią zarządzanie kontraktami, czyli negocjowanie umów w procesie zakupowym. Po pierwsze, zrób rozeznanie i zbierz jak najwięcej informacji na temat sprzedawcy lub Dostawcy, z którym negocjujesz. Pomoże ci to zrozumieć ich strukturę cenową, warunki i wszelkie potencjalne punkty negocjacyjne. Po drugie, jasno określ swoje potrzeby i wymagania przed przystąpieniem do negocjacji. Pomoże ci to skupić się na tym, co jest najważniejsze dla twojej organizacji i uchroni cię przed niepotrzebnymi lub kosztownymi dodatkami. Po trzecie, należy być przygotowanym na negocjacje i mieć jasne zrozumienie swoich ograniczeń budżetowych oraz tego, na co jest się gotowym pójść na kompromis. Wreszcie, zawsze dokumentuj wszelkie umowy lub zmiany dokonane podczas negocjacji, aby zapewnić jasność i uniknąć nieporozumień w przyszłości.
6. Zawarcie umowy 🤝
Zawarcie umowy jest ostatnim etapem procesu zakupowego, w którym zamówienie jest oficjalnie przyznawane wybranemu sprzedawcy lub Dostawcy. Zazwyczaj odbywa się to po dokładnym procesie oceny i selekcji, w którym oferty lub propozycje są przeglądane i porównywane w oparciu o różne kryteria, takie jak cena, jakość i doświadczenie. Udzielenie zamówienia może wiązać się z podpisaniem formalnej umowy, a także może obejmować negocjacje warunków. Jest to ważny kamień milowy w procesie zakupowym, ponieważ oznacza początek stosunku umownego między Kupującym a Dostawcą.
Podsumowanie
Jak widać, procurement jest niezbędny dla każdej firmy, ponieważ odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu sprawnego i wydajnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Odpowiada za poprawne przeprowadzenie procesu zakupowego. Efektywne zarządzanie zakupami pozwala firmie uzyskać niezbędne towary, usługi i zasoby w najlepszej możliwej cenie i jakości. Również ogranicza czas wykorzystywany na przetwarzanie dokumentów zakupowych. Poprzez staranny wybór Dostawców i negocjowanie korzystnych warunków i umów, procurement pomaga w redukcji kosztów, minimalizacji ryzyka i maksymalizacji wartości dla przedsiębiorstwa. Procurement jest ważny dla firmy, ponieważ bezpośrednio wpływa na jej rentowność, konkurencyjność i zrównoważony rozwój.