W dzisiejszych dynamicznych i konkurencyjnych rynkach, działy zakupów mają kluczowe znaczenie dla powodzenia organizacji. Jednak, aby ocenić i mierzyć wyniki działu zakupów, konieczne jest zdefiniowanie odpowiednich wskaźników kluczowych efektywności (KPI) oraz metryk. Odpowiednie KPI i metryki pomagają ocenić skuteczność działań i procesów zakupowych, identyfikować obszary do udoskonalenia, a także dostarczają cenne informacje pozwalające na osiągnięcie wartości dla firmy. Jakie KPI są ważne? Jak je obliczyć? Na te i więcej pytań opowiemy w poniższym artykule. Zobacz też 5 nowoczesnych metod zarządzania asortymentem.
❓Co to są wskaźniki KPI w procuremencie i po co się je używa❓
Wskaźniki wydajności kluczowych procesów zakupowych, inaczej KPI (Key Performance Indicators), są niezwykle istotne dla firm i organizacji. Pomagają one w mierzeniu, ocenie i kontrolowaniu wyników działu zakupów oraz osiąganiu strategicznych celów biznesowych. KPI zakupowe pozwalają miarodajnie określić skuteczność i efektywność wszystkich działań związanych ze sourcingiem i zakupem.
Skorzystaj z naszych usług zarządzania łańcuchem dostaw już teraz!
Dlaczego KPI są tak istotne dla działań zakupowych❔
✔️ Mierzenie i ocena wyników zakupowych w sposób obiektywny oraz możliwość benchmarkowania wydajności z innymi organizacjami – Dzięki temu, można zidentyfikować obszary, które wymagają poprawy, a także porównać się z najlepszymi w swojej branży. Wprowadzenie odpowiednich KPI pozwala na stałe monitorowanie wydajności w odniesieniu do ustalonych wskaźników oraz kontrolę nad osiąganiem celów.
✔️ Dokładne mierzenie wydajności działu zakupów, a także wpływu tego działu na całkowity sukces organizacji – Oprócz tego, pozwala to także na określenie i raportowanie osiągnięć w zakresie redukcji kosztów. Dobrze zaprojektowane KPI pomogą w identyfikacji i wykorzystaniu optymalizacji kosztów w procesie zakupowym, co zaowocuje konkretnymi oszczędnościami dla organizacji.
✔️ Zmniejszenie ryzyka związanego z dostawą – Zapewniają one informacje i dane dotyczące jakości Dostawców, takie jak wskaźniki defektów Dostawcy czy czas prowadzenia zakupu od momentu złożenia zamówienia do dostarczenia towaru. Dzięki tym informacjom dział zakupów może identyfikować Dostawców o niskiej jakości i podejmować odpowiednie działania w celu minimalizacji ryzyka dostaw.
✔️ Optymalizacja procesów zakupowych – Dzięki monitorowaniu wskaźników takich jak cykl zamówienia czy dostępność produktów od Dostawców, można doskonalić procesy zakupowe i zapewniać ich efektywność. Coraz bardziej oparty na danych charakter działań zakupowych wymaga wykorzystania informacji pochodzących z tych wskaźników w celu doskonalenia podjętych decyzji zakupowych.
✔️ Osiąganie celów biznesowych – Możliwość mierzenia zdolności działu zakupów do osiągania celów, takich jak redukcja kosztów czy minimalizacja ryzyka dostaw, pozwala na lepsze zarządzanie, monitorowanie i ocenę postępów w tych dziedzinach. Dzięki temu, dział zakupów może dostarczać ważne i miarodajne informacje dotyczące postępów w realizacji celów biznesowych.
📚 Kategorie KPI w procuremencie 📚
W odniesieniu do wskaźników wydajności zakupowych istnieje wiele różnych kategorii, które mogą być monitorowane i oceniane w kontekście działalności zakupowej. Poniżej przedstawiamy krótkie wyjaśnienie najważniejszych kategorii wskaźników wydajności zakupowych.
💰 KPI związane z obniżaniem kosztów (Cost-saving KPIs) 💰
Procurement ROI 🪙
Zwrot z inwestycji w zaopatrzenie (ROI) jest kluczowym wskaźnikiem służącym do pomiaru skuteczności i wydajności działań związanych z zaopatrzeniem. Pomaga organizacjom określić wartość, jaką uzyskują z inwestycji w zaopatrzenie i zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Aby obliczyć ROI dla zakupów, można użyć następującego wzoru:
ROI z zakupów = całkowite oszczędności kosztów / całkowity koszt zakupów x 100%
Całkowite oszczędności kosztów mogą obejmować oszczędności wynikające z negocjacji, zarządzania umowami, konsolidacji Dostawców i innych strategii zakupowych. Całkowity koszt zaopatrzenia obejmuje koszt towarów lub usług, koszty operacyjne i inne wydatki związane z procesem zaopatrzenia.
Pomiar zwrotu z inwestycji w zaopatrzenie pozwala organizacjom śledzić wpływ ich działań związanych z zaopatrzeniem i podejmować decyzje oparte na danych. Pomaga zidentyfikować możliwości oszczędności kosztów, usprawnić zarządzanie dDstawcami i zoptymalizować strategie zakupowe w celu osiągnięcia lepszych wyników. Regularnie monitorując zwrot z inwestycji w zaopatrzenie, organizacje mogą upewnić się, że maksymalizują swoje inwestycje w zaopatrzenie i stale ulepszają swoje procesy zakupowe.
Redukcja kosztów 🪙
Redukcja kosztów jest kluczowym wskaźnikiem w zakupach, który mierzy skuteczność strategii i inicjatyw mających na celu minimalizację wydatków. Obejmuje ona identyfikację obszarów, w których można obniżyć koszty, takich jak negocjowanie lepszych umów z Dostawcami, usprawnianie procesów, wdrażanie technologii obniżających koszty lub znajdowanie alternatywnych Dostawców.
Mierzalne oszczędności = stare koszty – nowe koszty
Redukcja kosztów (%) = stare koszty – nowe koszty / całkowite koszty zakupu x 100%
Warto podzielić takie obliczenia na różne kategorie Dostawców i śledzić te, które przynoszą największe oszczędności.
Dla przykładu, jeśli mierzalne oszczędności wynoszą 100 000 zł, a całkowite koszty zakupu wynoszą 500 000 zł, wskaźnik redukcji kosztów wynosi 20%. Oznacza to, że dział zakupów osiągnął mierzalne oszczędności w wysokości 20% całkowitych kosztów zakupu.
Redukcja kosztów jest kluczowym aspektem pracy działu zakupów, ponieważ pozwala organizacjom osiągać oszczędności i zwiększać rentowność. Mierzalne oszczędności to takie, które można bezpośrednio przypisać do działu zakupów i które można łatwo zmierzyć za pomocą wskaźników liczbowych i weryfikowalnych danych.
Unikanie kosztów 🪙
Unikanie kosztów jest kluczowym wskaźnikiem w zamówieniach, który mierzy oszczędności uzyskane poprzez unikanie niepotrzebnych kosztów. Obejmuje identyfikację i eliminację potencjalnych wydatków lub ryzyka, które mogłyby zostać poniesione, gdyby nie wdrożono odpowiednich strategii zakupowych.
Aby zmierzyć unikanie kosztów, można śledzić różnicę między rzeczywistymi kosztami poniesionymi w ramach zakupów a potencjalnymi kosztami, które mogłyby zostać poniesione bez skutecznych praktyk zakupowych. Monitorując i analizując unikanie kosztów, można zidentyfikować obszary, w których można wprowadzić ulepszenia i wdrożyć strategie mające na celu złagodzenie ryzyka i obniżenie kosztów w procesie zaopatrzenia.
Wydatki w ramach zarządzania (Spend Under Management) 🪙
Spend Under Management (SUM) to koncepcja w zakupach, która odnosi się do części wydatków organizacji, które są aktywnie zarządzane przez dział zakupów. Pomaga mierzyć skuteczność strategii i działań zakupowych w zakresie oszczędności kosztów, wydajności procesów i zarządzania relacjami z Dostawcami.
SUM = całkowite wydatki aktywnie kontrolowane przez dział / całkowite wydatki firmy x 100%
Do kontrolowanych wydatków zaliczamy: koszty bezpośrednie, pośrednie i związane z usługami.
Na przykład, jeśli całkowite wydatki aktywnie zarządzane przez dział zakupów wynoszą 2 miliony dolarów z całkowitych wydatków organizacyjnych w wysokości 10 milionów dolarów, procent wydatków zarządzanych przez dział zakupów wyniesie 20%.
Śledzenie SUM można przeprowadzić za pomocą takich metod, jak wdrożenie systemu analizy wydatków oraz przeprowadzanie regularnych przeglądów i audytów danych dotyczących wydatków. Ustanowienie kluczowych wskaźników wydajności związanych z SUM zapewnia jasną miarę skuteczności zaopatrzenia. Pomiar SUM ma kluczowe znaczenie dla oceny zarządzania kosztami i maksymalizacji wartości w zakupach.
🏅 KPI jakości 🏅
Współczynnik zgodności (Compilance Rate) 🌟
Wskaźnik zgodności to wskaźnik stosowany w zamówieniach publicznych do pomiaru skuteczności procesów i procedur zamówień publicznych. Mierzy on procent działań związanych z zamówieniami, które są zgodne z ustalonymi zasadami, przepisami i procedurami.
Współczynnik zgodności = liczba zgodnych działań zakupowych / całkowita liczba działań zakupowych x 100%
Wskaźnik zgodności jest kluczowym narzędziem dla działu zakupów do monitorowania i kontrolowania przestrzegania wewnętrznych zasad, przepisów i standardów jakości. Wysoki wskaźnik zgodności oznacza, że dział zakupów działa zgodnie z ustalonymi zasadami i politykami, co buduje zaufanie wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Jasne zasady i przepisy związane ze standardami etycznymi, polityką antykorupcyjną i przepisami środowiskowymi są niezbędne do pomiaru zgodności. Audyty wewnętrzne mogą być przeprowadzane w celu oceny zgodności i obliczenia wskaźnika zgodności.
Wskaźnik wadliwości Dostawców (Supplier Defect Rate) 🌟
Wskaźnik wadliwości Dostawców jest ważną metryką do pomiaru jakości Dostawców. Pomaga on ocenić, w jakim stopniu Dostawcy spełniają wymagania i oczekiwania organizacji w zakresie jakości produktów lub usług.
SDF = całkowita liczba wadliwych produktów / całkowita liczba przetestowanych jednostek
Definiując wady i śledząc liczbę wadliwych produktów lub usług dostarczanych przez Dostawców, organizacje mogą ocenić, którzy Dostawcy zapewniają najwyższą jakość i podjąć działania w celu poprawy współpracy lub rozważyć zmianę Dostawców. Wskaźnik wadliwości Dostawców służy również jako miara integralności łańcucha dostaw i sygnalizuje potrzebę podjęcia działań naprawczych w celu zminimalizowania wad i poprawy jakości dostaw.
Dokładność zamówień zakupu (Purchase Order Accuracy) 🌟
Dokładność zamówień (Purchase Order Accuracy, POA) zakupu jest ważnym wskaźnikiem dla organizacji do oceny wydajności i jakości Dostawców. Odnosi się do zakresu, w jakim zamówienia zakupu są wystawiane prawidłowo i bez żadnych błędów lub rozbieżności. Wyższe poziomy dokładności wskazują na bardziej wiarygodnych Dostawców.
POA = purchase orders z błędami / purchase orders x 100%
Na przykład, jeśli w okresie miesiąca wystąpiło 20 zamówień zakupowych z błędami spośród 100 złożonych zamówień, wskaźnik dokładności wyniesie 80%.
Pomiar dokładności zamówień zakupu obejmuje analizę liczby błędów w stosunku do całkowitej liczby zamówień zakupu. Ma to kluczowe znaczenie dla organizacji, ponieważ błędy mogą prowadzić do nadmiernych kosztów i opóźnień w produkcji. Pomiar i poprawa dokładności zamówień zakupu pozwala organizacjom podejmować świadome decyzje i obniżać koszty operacyjne.
🚚 KPI dostaw 🚚
Czas cyklu zamówienia zakupu (Purchase Order Cycle Time) 📦
Czas cyklu zamówienia (POCT) jest kluczowym wskaźnikiem wydajności w procesie dostaw. Mierzy on czas pomiędzy złożeniem zamówienia a otrzymaniem towaru. Krótki czas cyklu wskazuje na wydajne procesy dostaw i dobre relacje z Dostawcami.
Oblicz całkowity czas spędzony na zamówieniach zakupu i skategoryzuj swoich Dostawców według czasu cyklu:
- poniżej 4 dni – krótki czas cyklu
- od 4 do 8 dni – średni czas cyklu
- powyżej 8 – długi czas cyklu
Z drugiej strony, długi czas cyklu może wskazywać na problemy w procesie dostaw. Aby skrócić czas cyklu, organizacje mogą optymalizować wewnętrzne procesy i utrzymywać silne relacje z Dostawcami. Monitorowanie i ocena czasu cyklu jest ważna dla poprawy wydajności i obniżenia kosztów operacyjnych.
Współczynnik zakupów awaryjnych (Emergency Purchase Ratio) 📦
Wskaźnik zakupów awaryjnych jest ważną metryką wydajności w obszarze dostaw. Mierzy on procent nieplanowanych zakupów w stosunku do całkowitej liczby zakupów. Wysoki wskaźnik zakupów awaryjnych może wskazywać na problemy w procesie dostaw, takie jak słabe planowanie, niedostępność materiałów lub opóźnienia w dostawach.
Aby obliczyć wskaźnik awaryjnych zakupów, należy podzielić liczbę zakupów awaryjnych przez ogólną liczbę zakupów i pomnożyć przez 100. Wzór można zapisać w postaci:
EPR = Emergency Purchases / Total Purchases x 100%
Emergency purchases mogą prowadzić do wyższych kosztów, niezgodności jakościowych oraz zakłóceń w dostawach i produkcji. Aby zmniejszyć wskaźnik zakupów awaryjnych, organizacje mogą wdrożyć strategie, takie jak skuteczne planowanie zapasów, budowanie silnych relacji z Dostawcami i inwestowanie w technologię. Środki te mogą pomóc zminimalizować koszty, ograniczyć ryzyko i usprawnić procesy dostaw.
Czas realizacji zamówienia przez Dostawcę (Supplier Lead Time) 📦
Czas dostawy od Dostawcy jest kluczowym wskaźnikiem mierzącym czas potrzebny Dostawcy na dostarczenie towarów po złożeniu zamówienia. Wskaźnik ten ma bezpośredni wpływ na spełnianie oczekiwań klientów i terminową realizację zamówień.
Aby obliczyć SLT, odejmij czas akceptacji Purchase Orders od czasu dostawy (dostawa towarów i paragonów).
SLT = czas dostawy – czas akceptacji PO
Ważne jest, aby zwracać uwagę na czas dostawy od Dostawcy, ponieważ wpływa on na zadowolenie Klientów i realizację zamówień. Wpływa również na dopasowanie podaży do popytu, wydajność operacyjną i ogólną rentowność organizacji. Monitorowanie i zarządzanie tym wskaźnikiem jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu w łańcuchu dostaw i logistyce. Ważne jest, aby zwracać uwagę na czas dostawy dostawcy, ponieważ wpływa on na zadowolenie klientów, realizację zamówień i dostosowanie podaży do popytu. Monitorowanie i zarządzanie tym wskaźnikiem jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu w łańcuchu dostaw i logistyce.
Terminowość dostaw (Vendor Availability) 📦
Dostępność Dostawcy odnosi się do zdolności Dostawcy do zaspokojenia popytu na produkty lub usługi w określonym czasie. Wysoka dostępność Dostawców jest pożądana, ponieważ zapewnia niezawodność i terminową realizację zamówień, podczas gdy niska dostępność może prowadzić do opóźnień i niezadowolenia Klientów.
VA = zamówienia zrealizowane w wyznaczonym czasie / wszystkie zrealizowane zamówienia x 100%
Na przykład, jeśli Dostawca dostarcza zamówienie zgodnie z umową w 95 na 100 przypadków, oznacza to, że dostępność Dostawcy wynosi 95%.
Regularna ocena i współpraca z Dostawcami są ważne dla identyfikacji i rozwiązania problemów z dostępnością. Organizacje powinny skupić się na monitorowaniu i poprawie dostępności Dostawców w celu zapewnienia ciągłości działalności i osiągnięcia celów biznesowych.
🧺 KPI dotyczące zapasów 🧺
Produkty nierotujące (Inventory aging) 🥦
Terminowanie się zapasów odnosi się do czasu, jaki produkt spędza na półce magazynu. Jest to ważny wskaźnik dla organizacji analizujących efektywność zarządzania zapasami. Nierotujące produkty mogą mieć negatywny wpływ na zyski i sygnalizować problemy z rotacją zapasów. Organizacje powinny regularnie monitorować rotację zapasów i podejmować działania w celu zwiększenia sprzedaży lub zminimalizowania kosztów, jeśli produkty nie sprzedają się dobrze.
IA (średni wiek zapasów) = średni koszt zapasów / koszt sprzedanych towarów x 365
Dobry wiek zapasów wynosi zwykle od 60 do 90 dni od daty otrzymania. Zapasy powyżej 180 dni są generalnie uważane za martwe i powinny być traktowane priorytetowo przed zamówieniem nowych produktów.
Skuteczne zarządzanie starzeniem się zapasów ma kluczowe znaczenie dla rentowności, a organizacje powinny być przygotowane do podjęcia dalszych działań, takich jak wyprzedaż lub utylizacja, w celu zminimalizowania kosztów i poprawy efektywności zarządzania zapasami.
Wskaźnik rotacji zapasów (Inventory Turnover Ratio) 🥦
Wskaźnik rotacji zapasów jest narzędziem wykorzystywanym przez organizacje do pomiaru efektywności zarządzania zapasami i podejmowania decyzji dotyczących cen, produkcji i zakupów. Obliczenie tego wskaźnika może dostarczyć cennych informacji o tym, jak dobrze organizacja zarządza swoimi zapasami i spełnia oczekiwania rynku.
Podziel dni zapasów przez 365 i odwróć.
ITR = 1 / dni zapasów / 365
Na przykład, jeśli zapasy były w magazynie przez 55 dni, wówczas wzór będzie następujący = 1 / (55/365) = 6,6. Oznacza to, że możesz sprzedać i wymienić zapasy towarów około 6 do 7 razy w roku.
Wyższy wskaźnik rotacji zapasów wskazuje na lepsze zarządzanie zapasami i przewidywanie popytu rynkowego. I odwrotnie, niższy wskaźnik może wskazywać na słabe wyniki sprzedaży lub nadmierne zapasy. Ważne jest, aby organizacje regularnie monitorowały i analizowały wskaźnik rotacji zapasów w celu poprawy efektywności zarządzania zapasami i spełnienia oczekiwań Klientów.
Straty 🥦
Jednym z ważnych wskaźników KPI łańcucha dostaw do monitorowania jest poziom strat w zapasach. Wskaźnik ten mierzy ilość zapasów, które zostały utracone lub uszkodzone podczas procesu łańcucha dostaw. Wysokie straty zapasów mogą wskazywać na problemy z zarządzaniem magazynem, transportem lub procedurami obsługi. Śledząc ten wskaźnik KPI, organizacje mogą zidentyfikować obszary wymagające poprawy i podjąć działania naprawcze w celu zmniejszenia strat w zapasach, ostatecznie poprawiając ogólną wydajność i opłacalność.
Aby obliczyć kluczowy wskaźnik wydajności (KPI) strat w łańcuchu dostaw, można użyć wzoru:
Straty = całkowita wartość strat / całkowita wartość zapasów x 100%
Najpierw należy określić całkowitą wartość strat w łańcuchu dostaw. Obejmuje to wszelkie uszkodzone, przeterminowane lub skradzione towary, a także wszelkie inne straty poniesione podczas transportu lub przechowywania.
Następnie oblicz całkowitą wartość zapasów. Obejmuje to wartość wszystkich zapasów, zarówno surowców, jak i wyrobów gotowych.
Ten wskaźnik KPI pomoże zmierzyć wydajność łańcucha dostaw i zidentyfikować obszary, w których występują straty. Dzięki regularnemu monitorowaniu tego wskaźnika KPI można podjąć działania naprawcze w celu zminimalizowania strat i poprawy wydajności łańcucha dostaw.
❔ Na czym się skupić❔
Istnieje wiele kluczowych wskaźników wydajności (KPI) w obszarze zakupów do wyboru. Nie zaleca się śledzenia ich wszystkich naraz, ponieważ może to prowadzić do nieporozumień, słabych pomiarów i dodatkowej pracy. Lepiej jest skupić się na najbardziej krytycznych wskaźnikach KPI, które będą napędzać strategię i usprawniać nieefektywne procesy.
Przyjrzyjmy się, jak wybrać odpowiednie wskaźniki KPI dotyczące zaopatrzenia dla swojej firmy.
Ustal priorytety ⚠️
Ustalenie priorytetów kluczowych wskaźników wydajności w dziale zakupów jest ważne dla skutecznego monitorowania i oceny.
Czynniki, które należy wziąć pod uwagę:
- łatwość pomiaru,
- zgodność z celami firmy
- pokrycie różnych perspektyw zaopatrzenia
- dostępne zasoby
- potencjał rozwiązywania wyzwań związanych z zaopatrzeniem.
Wybór odpowiednich KPI pomoże monitorować postępy, podejmować skuteczne działania i poprawiać wydajność działu zaopatrzenia.
Przydzielanie odpowiedzialności za KPI 🗣️
Przydzielenie odpowiedzialności za kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) jest istotne dla śledzenia i raportowania wydajności łańcucha dostaw.
Przydziel obowiązki związane z KPI odpowiednim zespołom i osobom oraz wyznacz im odpowiednie terminy na zebranie informacji i przygotowanie raportów.
Systematyczność 🗓️
Wdrożenie systematycznego podejścia do monitorowania wskaźników KPI, np. miesięcznie, kwartalnie, w obszarze zakupów ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia optymalnych wyników. Regularne monitorowanie i analiza pozwalają na identyfikację trendów i wdrażanie niezbędnych usprawnień. Priorytetyzacja KPI w oparciu o ich wpływ i dostosowanie ich do celów firmy zapewnia spójność.
Ważne jest, aby regularnie dzielić się tymi ustaleniami z innymi działami, ponieważ cele w organizacji są często ze sobą powiązane. Promuje to dostosowanie i zapewnia, że wszyscy mają takie samo zrozumienie.
Zwiększ wydajność zamówień dzięki łatwemu w użyciu oprogramowaniu 🖥️
Korzystanie z przyjaznego dla użytkownika oprogramowania może poprawić wydajność działu zaopatrzenia poprzez usprawnienie procesów, zapewnienie łatwego dostępu do danych i automatyzację zadań. Korzyści płynące z korzystania z przyjaznego dla użytkownika oprogramowania obejmują usprawnione procesy, łatwy dostęp do danych, automatyzację zadań i lepszą synchronizację informacji z innymi systemami w firmie. Prowadzi to do oszczędności czasu, redukcji błędów, zwiększenia produktywności i lepszych wyników działu zaopatrzenia.
Podsumowanie
Pomiar kluczowych wskaźników wydajności (KPI) w działach łańcucha dostaw ma kluczowe znaczenie dla sukcesu w zarządzaniu tym obszarem. Monitorowanie KPI pomaga zidentyfikować obszary wymagające poprawy, obniżyć koszty, poprawić wydajność i zapewnić zgodność z przepisami. Wskaźniki KPI pomagają również w ustalaniu celów w zakresie doskonałości zaopatrzenia i mogą prowadzić do działań mających na celu wyeliminowanie słabych punktów. Ponadto mogą one identyfikować nieefektywności i nadmierne wydatki, poprawiać wydajność procesów zakupowych oraz zapewniać zgodność z przepisami i regulacjami. Wdrożenie KPI w działach łańcucha dostaw może stanowić wyzwanie ze względu na różnorodność procesów i źródeł danych, ale można to osiągnąć poprzez zdefiniowanie konkretnych i realistycznych wskaźników, gromadzenie i analizowanie odpowiednich danych oraz zaangażowanie zespołu w proces pomiaru. Mierzenie wskaźników KPI w działach łańcucha dostaw jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu Twojej firmy w obszarze zakupów.
Dowiedz się więcej – skontaktuj się z nami!