W jaki sposób zbudować solidną strategię zaopatrzenia na rok 2026? Oto 9 kroków, które warto wziąć pod uwagę, uwzględniając takie czynniki jak analiza bieżącej sytuacji, trendy na rynku, możliwości redukcji kosztów i minimalizacji ryzyka. Zobacz też Podstawy zarządzania zakupami.
❓Co to jest strategia zakupowa❓
Strategia zakupowa (procurement) to szczegółowy plan, który umożliwia skuteczne zarządzanie procesem pozyskiwania i zaopatrywania w ramach większych celów biznesowych. Obejmuje ona wybór Dostawców i produktów, określenie procedur i metod, a także regularne monitorowanie wyników. Przyjęcie takiej strategii pozwala na zoptymalizowanie procesów zaopatrzeniowych i osiągnięcie konkurencyjnej pozycji na rynku.
Skorzystaj z naszych usług przeglądu procesów zakupowych już teraz!
📃 Rodzaje strategii zakupowych 📃
Istnieje wiele różnych rodzajów strategii zakupowych, które mogą być stosowane w różnych organizacjach w zależności od ich specyficznych potrzeb i celów biznesowych. Poniżej przedstawiamy kilka popularnych rodzajów strategii zaopatrzenia:
➡️ Zarządzanie ryzykiem
Strategia zarządzania ryzykiem koncentruje się na identyfikacji, analizie i minimalizacji potencjalnych zagrożeń związanych z procesem zaopatrzenia. Ryzyka mogą obejmować dostawy opóźnione, niedotrzymanie terminów, błędy w dostawach, problemy z jakością materiałów lub usług oraz inne czynniki, które mogą mieć negatywny wpływ na działalność firmy. W ramach strategii zarządzania ryzykiem firma może opracować plany awaryjne, utrzymywać elastyczne łańcuchy dostaw, regularnie monitorować Dostawców i stosować inne metody minimalizacji ryzyka.
➡️ Optymalizacja Dostawców
Ta strategia polega na identyfikacji i wybieraniu najodpowiedniejszych Dostawców dla organizacji. Proces optymalizacji Dostawców obejmuje porównywanie różnych Dostawców pod względem ceny, jakości, terminowości dostaw, lokalizacji geograficznej i innych czynników decydujących. Celem optymalizacji Dostawców jest znalezienie Dostawców, którzy oferują najlepszą wartość dla firmy, zarówno pod względem kosztów, jak i jakości.
➡️ Green purchasing
Strategia zielonych zakupów skupia się na minimalizowaniu wpływu procesu zaopatrzenia na środowisko naturalne. Firmy stosują tę strategię poprzez wybieranie Dostawców, którzy stosują zrównoważone praktyki produkcji i dostawy, preferowanie materiałów i usług o niskim wpływie na środowisko oraz minimalizowanie odpadów i emisji. Zielone zakupy to ważny element strategii zrównoważonego rozwoju i działania społecznie odpowiedzialnego.
➡️ Współpraca partnerska z Dostawcami
Strategia rozwoju Dostawców polega na wspieraniu i rozwijaniu zdolności oraz efektywności Dostawców. Firma pracuje wówczas z Dostawcami, aby zwiększyć ich zdolności produkcyjne, technologiczne i zarządzania. Celem tej strategii jest budowanie długoterminowych i korzystnych relacji z Dostawcami, co przyczynia się do poprawy jakości, terminowości i konkurencyjności dostaw. Rozwój Dostawców może obejmować szkolenia, wspólne inwestycje i stałe monitorowanie wyników Dostawców.
➡️ Globalny sourcing
Strategia globalnego pozyskiwania polega na poszukiwaniu i wykorzystywaniu Dostawców z różnych części świata w celu uzyskania korzyści konkurencyjnych. Firmy wykorzystują globalne pozyskiwanie, aby uzyskać dostęp do większego rynku Dostawców, wykorzystać korzyści z różnic w kosztach produkcji i nabywania oraz poprawić jakość, różnorodność i innowacje w procesie zaopatrzenia.
📚 Kroki do stworzenia efektywnej strategii zakupowej 📚
Efektywna strategia zaopatrzenia jest kluczowym elementem sukcesu każdej organizacji. Pomaga ona w minimalizowaniu ryzyka, osiąganiu oszczędności i doskonaleniu relacji z Dostawcami. W celu opracowania efektywnej strategii zaopatrzenia, organizacje powinny podjąć następujące kroki.
1️⃣ Wprowadzenie oprogramowania e-procurement
Automatyzacja procesu zaopatrzenia poprzez platformę elektroniczną pozwala na szybsze i bardziej efektywne składanie zamówień, monitorowanie i komunikację z Dostawcami. Umożliwia również innym działom dostęp do informacji i podejmowanie świadomych decyzji. Usprawnia to proces, zwiększa produktywność, egzekwuje zasady i zapewnia dostęp do zaawansowanych narzędzi do raportowania i analizy. Inwestowanie w odpowiednie oprogramowanie jest korzystne z tych powodów.
2️⃣ Analiza wydatków w firmie
Analiza wydatków organizacji jest niezwykle istotna dla opracowania skutecznej strategii zaopatrzeniowej. Dzięki zebraniu i analizie danych dotyczących wydatków organizacji od wewnętrznych interesariuszy, Dostawców i innych stron zaangażowanych w proces, organizacje mogą dokładniej ocenić swoje wydatki, zidentyfikować obszary oszczędności i opracować strategię, która pozwoli na minimalizację kosztów i zwiększenie wydajności.
Na przykład, analizując wydatki na surowce, mogą skonsultować się z działem produkcji, aby dowiedzieć się, jakie surowce są najważniejsze i gdzie można znaleźć potencjalne oszczędności. Podobnie, analizując wydatki na technologię i oprogramowanie, mogą skonsultować się z działem IT, aby dowiedzieć się, jakie rozwiązania są najważniejsze i czy istnieją inne opcje Dostawców.
3️⃣ Określanie potrzeb biznesowych
Określanie potrzeb biznesowych jest kluczowe dla opracowania skutecznej strategii zaopatrzeniowej. Ewaluacja bieżących operacji, analiza przyszłych procedur, identyfikacja ryzyka i obszarów wymagających poprawy stanowią fundament tego procesu. Przy uwzględnieniu tych czynników możliwe jest stworzenie spójnej i skutecznej strategii zaopatrzeniowej, która będzie odpowiadać bieżącym i przyszłym potrzebom firmy.
Na przykład, jeśli firma ma opóźnienia w płatnościach Dostawcom, konieczne może być wprowadzenie nowych procesów płatniczych czy negocjowanie lepszych warunków z Dostawcami. Koncentracja na obszarach wymagających poprawy pozwala na precyzyjne zaplanowanie działań w ramach strategii zaopatrzeniowej.
4️⃣ Ocena warunków rynkowych
Ocena warunków rynkowych jest kluczowa podczas opracowywania strategii zaopatrzeniowej. Zrozumienie rynku, w którym działa firma, pozwala na indentyfikację potencjalnych zagrożeń, szans i wyzwań, które mogą wpłynąć na procesy zakupowe. Istnieje kilka metod, które mogą być wykorzystane do przeprowadzenia tej analizy, takich jak pięć sił Portera, analiza SCOPE, analiza PESTEL i analiza SWOT.
📊 Pięć sił Portera to narzędzie, które analizuje konkurencję w branży i wpływ, jaki ma ona na przedsiębiorstwo. To obejmuje ocenę dostępności substytutów, negocjacji z Dostawcami i Klientami, potencjalnych nowych konkurentów i intensywności konkurencji. Przeprowadzenie tej analizy pomaga w identyfikacji głównych czynników ryzyka i możliwości, które mogą mieć wpływ na efektywność zaopatrzenia.
📊 Analiza SCOPE jest metodą, która skupia się na czterech głównych obszarach: dostępności, elastyczności, kosztach i jakości Dostawców. To pomaga w ocenie, jak Dostawcy różnią się między sobą i jakie dominują trendy w branży. Przeprowadzenie tej analizy pozwala na wybór Dostawców, którzy najlepiej spełniają wymagania i cele działalności firmy.
📊 Analiza PESTEL to technika, która analizuje czynniki zewnętrzne wpływające na działalność firmy. Dotyczy to politycznych, ekonomicznych, społecznych, technologicznych, środowiskowych i prawnych czynników, które mogą wpływać na procesy zakupowe. Te czynniki mogą obejmować zmiany w regulacjach prawnych, rozwój nowych technologii czy zmiany demograficzne. Przeprowadzenie analizy PESTEL pozwala zrozumieć wpływ tych czynników na strategię zaopatrzeniową i dostosować ją do zmieniających się warunków rynkowych.
📊 Analiza SWOT to inny rodzaj analizy strategicznej, która koncentruje się na mocnych i słabych stronach firmy oraz na szansach i zagrożeniach w otoczeniu. Przeprowadzenie analizy SWOT zakłada identyfikację czynników, które wpływają na zaopatrzenie, takich jak kompetencje firmy, strategie innowacji czy reputacja na rynku. W rezultacie, firma może skoncentrować swoje działania na wykorzystaniu silnych stron, minimalizacji słabości, wykorzystaniu szans i zarządzaniu zagrożeniami, aby osiągnąć efektywną strategię zaopatrzenia.
Ważne jest również regularne aktualizowanie i utrzymywanie zebranych danych, aby zapewnić ich aktualność i rzetelność. Warunki rynkowe mogą się zmieniać, więc regularne monitorowanie i aktualizacja danych pomaga w utrzymaniu zaktualizowanej strategii zaopatrzeniowej. Przejrzenie i analiza zebranych informacji powinny znajdować się w okresowych przeglądach strategii zaopatrzeniowej, aby dostosować ją do bieżących warunków rynkowych i osiągnąć pożądane efekty.
5️⃣ Ustalenie celu
Jednym z kluczowych czynników sukcesu skutecznej strategii zaopatrzeniowej jest ustalenie jasnych celów. Te cele powinny być oparte na zidentyfikowanych potrzebach biznesowych i ustalone w kolejności ich wpływu na wyniki finansowe organizacji. Ustalenie takich celów pozwala na skoncentrowanie się na priorytetowych obszarach i osiągnięcie maksymalnej wartości dodanej dla firmy.
🖊️ Wnikliwa analiza potrzeb firmy – Warto wziąć pod uwagę zarówno cele krótkoterminowe, jak i długoterminowe. Cele krótkoterminowe mogą obejmować oszczędności kosztów, zwiększenie efektywności procesów zakupowych czy minimalizację ryzyka. Cele długoterminowe mogą obejmować rozwój relacji z Dostawcami, zapewnienie jakości i ciągłości dostaw, jak również promowanie zielonego zakupu czy innowacji.
🖊️ Wyniki analizy SWOT – Analiza ta pozwala na ocenę aktualnego stanu funkcji zaopatrzeniowej i określenie obszarów wymagających doskonalenia. Analiza SWOT identyfikuje mocne strony i słabe strony działalności firmy, jak również szanse i zagrożenia w otoczeniu. Na podstawie wyników tej analizy są formułowane cele strategiczne, które pomagają w realizacji misji firmy i osiągnięciu sukcesu w zakresie zaopatrzenia.
🖊️ Ustanowienie mierzalnych wskaźników efektywności (KPI), które będą służyły do oceny osiąganych wyników. Na podstawie wybranych celów i KPI można opracować plan działań, który pozwoli na realizację ustalonych celów. Plan ten powinien być elastyczny i uwzględniać zmieniające się warunki rynkowe oraz wyniki bieżących ocen i analiz.
🖊️ Zaangażowanie zespołu zaopatrzenia – Ustalanie celów powinno odbywać się we współpracy z członkami zespołu, którzy mają bezpośrednie doświadczenie w zakresie zaopatrzenia. Ich wiedza i perspektywa są nieocenione przy ustalaniu celów, które są realistyczne i osiągalne.
Jasno określone cele są kluczowe dla skutecznej strategii zaopatrzeniowej. Ustalone cele powinny być oparte na zidentyfikowanych potrzebach biznesowych i zamknąć w sobie główne priorytety firmy. Przeprowadzenie analizy SWOT i zaangażowanie zespołu zaopatrzenia to ważne kroki w procesie ustalania celów, które pomogą w skutecznym zarządzaniu zaopatrzeniem i uzyskaniu pożądanych efektów finansowych dla organizacji.
6️⃣ Definiowanie polityki zakupowej
Wdrażanie skutecznej strategii zakupowej w organizacji wymaga ustalenia polityk zakupowych, które będą służyły jako wytyczne dla wszystkich pracowników i zainteresowanych stron. Dobre praktyki w zakresie zakupów obejmują również dostosowanie istniejących szablonów polityki zakupowej do potrzeb firmy oraz zapewnienie uczciwości dla wszystkich zainteresowanych stron oraz środków zaradczych w przypadku naruszeń.
➰ Analiza i ocena istniejących szablonów polityki zakupowej – Wiele organizacji posiada już przygotowane szablony, które można dostosować do własnych potrzeb. Istotne jest jednak, aby przystosować te szablony w taki sposób, aby spełniały celowość i cele firmy.
➰ Konsultacja się z różnymi działami firmy, takimi jak finanse, dział prawny i zasoby ludzkie. Każde z tych działów może mieć inne wymagania i oczekiwania dotyczące procesów zakupowych. Współpraca z tymi działami pozwoli na stworzenie polityki zakupowej, która odpowiada specyficznym potrzebom organizacji.
➰ Zapewnienie uczciwości dla wszystkich zainteresowanych stron – Polityka zakupowa powinna uwzględniać zasady fair play, szczególnie w zakresie konkurencji między Dostawcami. Warto wprowadzić zasady transparentności i uczciwości w procesach zakupowych, aby uniknąć podejrzeń o nieuczciwe praktyki.
W przypadku naruszenia polityki zakupowej, organizacja powinna mieć środki zaradcze i sankcje, które będą działać jako odstraszacz. Sankcje mogą obejmować ostrzeżenia, kary finansowe, zawieszenie Dostawców czy zerwanie umowy. Ważne jest, aby te środki zaradcze były jasno określone i stosowane w sposób sprawiedliwy i zgodny z przepisami prawa.
7️⃣ Nakreślenie strategii zakupowej
Zarys strategii zakupowej jest istotną częścią działalności każdej organizacji. Jest to szczegółowy plan, który nakreśla kroki i procesy związane z nabywaniem towarów, usług lub prac ze źródeł zewnętrznych. Dobrze zdefiniowana strategia zakupowa pomaga organizacji w efektywnym i skutecznym osiąganiu jej celów. Obejmuje ona ważne aspekty, takie jak identyfikacja potrzeb zakupowych, wybór odpowiednich Dostawców, negocjowanie umów i zarządzanie relacjami z Dostawcami.
Strategia powinna zawierać mierzalne, określone w czasie i realistyczne cele. Należy określić taktykę wykorzystywaną do osiągnięcia tych celów. Dodatkowo strategia może zawierać wizjonerską koncepcję, aby przesunąć granice tego, co jest możliwe. Posiadając jasną strategię zakupową, organizacje mogą zapewnić, że uzyskują najlepszą wartość za swoje pieniądze, ograniczają ryzyko oraz utrzymują przejrzystość i odpowiedzialność w swoich procesach zakupowych.
8️⃣ Opracowanie cyfrowej strategii zakupowej
Opracowanie cyfrowej strategii zakupowej jest niezbędne dla organizacji, które chcą usprawnić swoje procesy zakupowe i wykorzystać technologię w celu poprawy wydajności i efektywności kosztowej. Cyfrowa strategia procurement obejmuje wdrożenie cyfrowych narzędzi i technologii w celu automatyzacji i optymalizacji różnych funkcji zakupowych, takich jak zarządzanie Dostawcami, zaopatrzenie, zakupy i zarządzanie umowami.
Wdrażając rozwiązania cyfrowe, organizacje mogą zwiększyć przejrzystość, zmniejszyć liczbę błędów manualnych, przyspieszyć cykle zakupowe, uzyskać lepszy wgląd w wydajność Dostawców i ostatecznie osiągnąć lepsze wyniki biznesowe. Opracowanie kompleksowej strategii cyfrowego zaopatrzenia wymaga starannego planowania, współpracy z kluczowymi interesariuszami oraz wyboru i wdrożenia odpowiednich narzędzi i platform cyfrowych.
9️⃣ Realizacja, zarządzanie i udoskonalanie strategii
Wdrażanie, zarządzanie i doskonalenie strategii zaopatrzenia to kluczowe etapy, które przyczyniają się do sukcesu organizacji. Wdrożenie strategii zakupowejjest pierwszym krokiem w procesie zakupowym i obejmuje praktyczne działania mające na celu realizację określonych celów biznesowych.
✔️ Koncentracja na efektywności procesu zakupowego – W ramach tego procesu organizacje muszą podejmować decyzje o wyborze i zakupie odpowiednich towarów lub usług od odpowiednich Dostawców. Ważne jest, aby przeprowadzić wstępną analizę rynku Dostawców, by mieć jasność odnośnie ich wiarygodności i zdolności do spełnienia wymagań organizacji. Następnie należy ocenić wszystkie dostępne opcje i wybrać te, które są najbardziej odpowiednie dla organizacji.
✔️ Zarządzanie wymaganymi procesami – Powinna być wyznaczona grupa odpowiedzialna za nadzorowanie zakupów i nadzorowanie postępów w ich realizacji. Te osoby powinny również oglądać dane związane z wydajnością zaopatrzenia i analizować je w celu identyfikacji potencjalnych obszarów do poprawy. Dzięki temu organizacje będą miały lepsze zrozumienie skuteczności ich strategii zakupowej i mogą podjąć odpowiednie działania w celu dalszego jej udoskonalenia.
✔️ Uwzględnienie opinii i informacji zwrotnych od zainteresowanych stron – Te opinie nawet mogą być w formie pomysłów na ulepszenie procesu. Kluczowe jest, aby organizacje słuchały i reagowały na te informacje, aby lepiej zrozumieć wyzwania, przed którymi stoimy, i zidentyfikować obszary do poprawy. Otwarta i dwustronna komunikacja z Dostawcami jest również istotna w celu zrozumienia ich punktu widzenia i skuteczniejszego zarządzania ich oczekiwaniami.
✔️ Analizowanie danych związanych z wydajnością zaopatrzenia – Kluczowe jest monitorowanie takich wskaźników jak czas dostawy, jakość, koszty, a także wyniki finansowe z zakupów. Te dane mogą pomóc organizacjom zidentyfikować obszary do dalszej optymalizacji i doskonalenia strategii zakupowej. Dodatkowo, organizacje mogą wykorzystać narzędzia do analizy danych lub oprogramowanie zakupowe, które mogą dostarczać wysoce zaawansowanych raportów i analiz, ułatwiając podejmowanie decyzji na podstawie faktów.
✔️ Regularna ocena i aktualizacja strategii zakupowej – Środowisko biznesowe jest nieustannie zmieniające się, a zatem strategia zakupowa powinna być elastyczna i otwarta na wprowadzanie zmian w odpowiedzi na nowe wyzwania i możliwości. Regularne przeglądy strategiczne, a także okresowe przeglądy i oceny wyników zaopatrzenia, są kluczowe w celu zapewnienia, że strategia nie tylko działa, ale również przyczynia się do osiągnięcia celów biznesowych organizacji.
🗒️ Szablon strategii zakupowej 🗒️
W ramach solidnej strategii zaopatrzenia istnieje kilka kluczowych komponentów, które należy uwzględnić.
👉 Jasne sformułowanie strategii, które powinno obejmować cel główny, zakres działania oraz konkretne cele, które organizacja chce osiągnąć poprzez strategię zaopatrzenia. Następnie ważne jest określenie pożądanych rezultatów, czyli sprecyzowanie oczekiwanych wyników, które dzięki strategii zaopatrzenia powinny zostać osiągnięte.
👉 Określenie ram czasowych, czyli sprecyzowanie, kiedy strategia zaopatrzenia ma być wdrożona i jak długo ma obowiązywać. Jest to istotne, ponieważ strategia zaopatrzenia powinna być traktowana jako proces ciągły, który może być modyfikowany i dostosowywany w zależności od zmieniających się potrzeb i warunków rynkowych.
👉 Taktyczne plany, czyli konkretne działania, które zostaną podjęte w celu realizacji strategii. W tym przypadku organizacja musi się zastanowić, jakie kroki muszą być podjęte, jakie zasoby są potrzebne i jakie osoby są odpowiedzialne za realizację poszczególnych działań.
👉 Ustalenie kluczowych wskaźników wydajności (KPI) oraz środków i narzędzi, które będą potrzebne do monitorowania i oceny postępów realizacji strategii zaopatrzenia oraz łańcucha dostaw. Wskaźniki wydajności powinny być mierzalne, realistyczne, dostępne i związane z założonymi celami. Mogą to być na przykład wskaźniki dotyczące kosztów redukcji, oszczędności, jakości dostaw, terminowości czy relacji z Dostawcami.
👉 Dostarczenie odpowiednich narzędzi i zasobów, które umożliwią skuteczne wdrażanie i monitorowanie strategii zaopatrzenia. Mogą to być specjalistyczne oprogramowania, które ułatwiają zarządzanie dostawami, monitorowanie i analizę danych, czy przedsięwzięcia szkoleniowe dla personelu odpowiedzialnego za zaopatrzenie.
Podsumowanie
Posiadanie dobrze zdefiniowanej strategii zakupowej jest kluczowe dla osiągnięcia optymalizacji procesu zaopatrzenia. Dzięki wyraźnie sprecyzowanym celom, taktycznym planom, skutecznym KPI i odpowiednim zasobom, organizacje mogą skoncentrować się na realizacji swojej strategii i przyczynić się do osiągnięcia pożądanych wyników. Wdrażanie i monitorowanie strategii zaopatrzenia wymaga stałej oceny i ulepszania, aby dostosować się do zmieniających się warunków rynkowych i osiągnąć sukces w długim okresie.